(一)索赔程序
当被保险人的保险货物遭受损失后，保险人可以通过程序进行相关的索赔。
发出通知——及时施救——申请检验——提出索赔）——提交单证——等候结案
1.发出损失通知
国际贸易中，被保险人一经获悉或发现保险标的遭受损失，应立即通知保险公司。被保险人通过以下两种方式获悉货损发生在保险事故或保险责任范围内时即可向保险人发出索赔函(statement of claim)向保险人提出索赔请求。
(1)在运输过程中发现货损。货物在运输途中因为各种原因导致运输工具遭遇意外事故，如卡车倾覆、船舶触礁等比较严重的受损时，必须在第一时间内通知被保险人。
(2)在提货时发现货损。货物在运输途中虽然可能遭遇一定的受损，但由于没有及时发现或者无法从表面上察觉，直到货物运抵目的地后，被保险人在提货时才发现货物受损。
一旦得知保险货物受损，被保险人应立即向保险人或者指定的代理人发出损失通知，且还应向承运人、受托人、海关以及港务局等索取货损货差证明，切勿错过时效。如果有特殊原因导致被保险人无法在规定的期限内发出损失通知时，被保险人应及时向保险人申请延期通知。
2.采取及时施救措施
在获悉发生货损时，为防止损失进一步扩大，把损失程度降到最低，被保险人应立即采取必要的施救措施，这也是被保险人在得知货损时应履行的一项义务。根据我国《海商法》第236条规定，一旦保险事故发生，被保险人应采取必要的合理措施，防止或减少损失。被保险人受到保险人发出的有关采取防止或减少损失的合理措施的特别通知时，应当按照保险人通知的要求处理，如果被保险人违反了上述规定而造成货物损失的扩大，对于该扩大的损失部分保险人是不负赔偿责任的。
保险事故发生后，未经保险公司的查勘核损或者其同意之前，应当保护好事故现场，不要先对事故现场进行清理。
3.申请检验
被保险人在向保险人或其代理人发出损失通知的同时，应该向保险人或相关代理人申请货物检验。货物的检验对查清损失原因、审定责任归属是极其重要的，因而被保险人应及时申请检验，如果延误检验，不仅会使保险人难以确定货损是否发生在保险有效期内，而且可能导致损失原因无法查明，影响责任的确定。特别是当货物运抵目的地最后仓库才发现货损时，被保险人更应尽快地向保险人申请检验，以便确定损失是否在运抵目的地最后仓库前，即在保险期限内发生的。
申请检验的时间一般都有明确的规定，例如我国的保险公司一般要求申请检验的时间最迟不能超过保险责任终止后10天。如果是因为非人为而且是无法控制的原因导致申请时间超过了规定的期限，可以适当延期，具体情况保险人应根据实际情况予以受理。
对于进口货物保险，若在运抵目的地后发现受损时，一般由保险人或其代理人和被保险人进行联合检验，共同查明损失的原因，确定损失金额以及责任归属。如果货损情况非常复杂，则应申请由出入境检验检疫部门或保险公估人进行检验，出具检验报告。被保险人在申请检验时，应做到以下两点。
(1)申请检验的机构。在出口运输货物保险单中，一般都指明了保险公司在目的地的检验代理人的名称和地址。发生货损后，被保险人必须采取就近原则，向保险单指定的代理人申请检验，而不能自行请他人进行检验，否则保险人有权拒绝接受检验报告而要求由指定的代理人重新检验。保险中指定的检验代理人有两种，一种是只有检验权的代理人，还有一种是具有核赔权，即检验、理赔合一的代理人。对于后者，保险人开具一定金额的循环信用证，在一定额度内的损失，代理人可自行核赔。
对于进口运输货物保险，当货物在运抵目的地和发现有损失时，一般由保险人或其代理人和被保险人进行联合检验，共同查明损失的原因，确定损失金额以及责任归属。如果货损情况非常复杂，一般应申请由检验检疫部门或保险公证机构进行检验，出具检验报告。
(2)免于申请检验。对整件短少的货物，如果短少是在目的港将货物卸下海轮时发现的，被保险人应向承运人索取溢短卸证明；如果短少是货物在卸离海轮以后，提货以前发现的，被保险人应向港口当局或装卸公司索取溢短证明。在此情况下，短卸证明即可作为损失依据，不需申请检验。此外，如果损失轻微，损失金额小，若申请检验，检验费用可能超过保险货物损失的金额，从经济上考虑，保险人往往不要求被保险人申请检验。对此，一般由代理人出具不检验损失报告，保险人直接按实际损失予以赔偿。
4.向有关责任方提出索赔
经过货损检验后，接下来就可以向有关责任方提出索赔，在索赔之前还应该向承运人、受托人以及海关、港务当局索取货损差证明，包括记录货物损失情况并由承运人签字的理货报告、有装卸部门签字的货运记录等。在提出索赔时必须注意以下事项。
(1)及时提出索赔。按照运输合同等有关规定，被保险人要在发生货损时及时提出索赔，否则，保险人会认为货物是完好无损的，这极大可能会影响事后的索赔工作。保险公司对丧失追偿权利部分的损失，可以拒绝赔偿。
(2)延迟索赔。如果有一些特殊的原因，导致索赔不能如期进行，被保险人可以申请延迟索赔，但必须得到保险人的认同。
(3)正确索赔。被保险人、收货人及其代理人对于承运人、港口、车站等有关货物提取和赔偿的规章制度要很熟悉，应按正常索赔程序，并提交相关证明否则错过索赔保险公司对丧失追偿权利部分的损失，可以拒绝赔偿。
此外，发生保险事故后，被保险人除了必须向保险人提出索赔外，还必须及时向第三方提出索赔，从而维护保险人代位追偿权的行使，进而保障自己的保险索赔权。
5.提交索赔单证
被保险人在进行索赔时，除了要提供货损检验报告外，还应提交相关的保险单正本、提单、发票、装箱单等必需的各种单证。如果涉及第三方责任，还须提供向责任方追偿的有关函电及其他必要的单证或文件。需要的各种单证如下所示。
(1)正本保险单(original policy)。保险单是保险合同的书面证明，是被保险人向
保险人索赔的最基本的凭证，保险单中规定的保险人的责任范围及保险金额等内容是确定保险人赔偿与否及赔偿金额的直接依据。
(2)运输单据(transportation document)。运输单据是证明被保险货物交付承运人进行运输时状况的依据。由于运输单据是承运人在接收货物后出立的，其中关于货物的数量及交货时外表状况是否完好等内容的记载.对保险人确定货物损失是否发生在保险期内，以及承运人是否应承担货损责任有很重要的参考作用。
(3)发票(invoice)。发票是保险人计算保险赔款的依据之一。保险人可以通过核对发票与保险单及提单的内容是否相符，以确定赔偿金额。
(4)装箱单(packing list)和重量单(weight memo)。装箱单和重量单是被保险货物在装运时的数量和重量的证明物在数量上及重量上的损失。
(5)货损证明(certificate of loss or damage)。货损证明是指货物运抵目的港或目的地卸下船舶或其他运输工具时出现残损或短少时，由承运人、港口、车站、码头或装卸公司等出具的理货单据，如货物残损单、货物溢短单和货运记录等，这类单据须由承运人或其他责任方签字认可。它既是被保险人向保险人索赔的证据，当货损货差是由于承运人等责任方所致时，它又是被保险人和保险人据以向责任方追偿的重要依据。
(6)检验报告(survey report)。检验报告是检验机构出具的货物质量和数量检验单据，是保险人据以核定保险责任及确定保险赔款的重要文件。检验报告的内容包括对受损货物的损失原因、损失程度、损失金额、损失价值判断或鉴定及处理损失经过等的记录。
(7)索赔清单(statement of claim)。索赔清单是被保险人提交的要求保险人赔偿的详细清单，主要列明索赔的金额和计算依据，以及有关费用的项目等。
(8)海事报告(master's report or marine accident report)。这是载货船舶在航行途中遭遇恶劣天气、意外事故或其他海难，可能对保险货物造成损害或灭失时所应提供的一项重要证件，是船长据实记录的报告。其内容主要证明航程中遭遇海难，船舶或货物可能遭受损失，并声明船长及船员已经采取一切必要措施，是人力不可抗拒的损失，船方应予免责。海事报告对于海上遭受风险的情况、货损原因以及采取的措施都有记载，对于确定损失原因和保险责任具有重要参考作用。
以上这些单证在索赔过程中有着非常重要的作用，保险人是否承担货物损失赔偿责任，除根据现场调查搜集的资料外，主要就是依据这些单据证明材料。
6.等候结案
被保险人在有关索赔手续办妥后，即可等待保险公司最后审定责任，领取赔款。在等待过程中，有时保险公司发现情况不清需要被保险人补充提供的，应及时办理，以免延迟办理的时间。如果向保险公司提供的证件已经齐全，而未及时得到答复，应该催赔。保险公司不能无故拖延赔案的处理。
(二)被保险人在索赔时应履行的其他义务
在保险索赔过程中，被保险人除了应及时向保险人发出损失通知，申请检验以及提交有关单证外，还应履行下列两项义务。
1.采取施救措施，防止或减少损失
对于已发生损失的货物，如果损失可能进一步扩大，被保险人应立即采取必要措施防止损失扩大，不能因为货物已经保险而任其损失扩大。依据中国《海商法》、《保险法》及保险条款的有关规定，一旦保险事故发生，被保险人应采取必要的合理措施，防止或减少损失。被保险人收到保险人发出的有关采取防止或减少损失的合理措施的特别通知后，应当按照保险人通知的要求处理，如果被保险人违反了上述规定而造成货物损失的扩大，保险人就该扩大的损失部分不负赔偿责任。
2.向有关责任方索赔，维护保险人的代位追偿权
被保险人或其代理人在提货时若发现货物受损，一方面应立即向保险人申请损失检验，另一方面应立即将损失情况通知有关责任方，并向其追偿损失。
如果被保险人未能在规定期限内及时向有关责任方索取损失证明或进行损失通知，可能会导致诉讼时效过期，最终会影响被保险人向保险人的索赔权。为此，被保险人向责任方通知损失后，还应及时以书面形式向责任方提出索赔，并保留追偿权利，必要时还应申请延长索赔时效。根据中国海运货物保险条款的规定，被保险人向保险人索赔的时效为货物卸离海轮之日起2年，而其向有关责任方索赔的时效往往少于2年，如中国《海商法》规定，向承运人索赔的时效为货物卸离海轮之日起1年，交通部规定向港务部门索赔的时效为其编制货运记录次日起180天。因此，被保险人应在规定的索赔期限内向责任方提出索赔，既保护自己的索赔权，又维护保险人的代位求偿权，否则保险人可以相应扣减保险赔款甚至拒赔。
(三)索赔工作应注意的问题
(1)提出索赔的人必须是在保险标的发生损失时，对保险标的具有保险利益的人，根据保险利益原则，损失发生时只有对保险标的具有保险利益的人才能向保险公司提出索额请求。因此，损失发生时对保险标的的不具有保险利益的人提出索赔无效。
(2)保险标的的损失必须是保险单承保的风险造成的保险责任确定的。因此，若保险标的的损失才履行损失赔偿责任，这一规定是根据近因原则确定的。因此，若保险标的的损失不是以保险承保风险为近因造成的，保险公司无须赔偿。
(3)对受损货物应积极采取措施进行施救和整理。被保险货物受损后，作为货方的被保险人，除了应立即向保险人或其指定的代理人发出损失通知申请检验之外，还应对货物提出施救意见并及时对货物进行施救，避免损失扩大。在我国，无论是进口货物还是国内运输的货物受损后，原则上施救、整理都应由货方自行处理。我国海商法第236条规定，一旦保险事故发生，被保险人收到保险人发出的有关采取防止或减少损失的合理措施的特别通知的，应当按照保险人通知要求处理，如果被保险人没有采取必要的措施防止损失扩大，则这部分继续扩大的损失，保险人不负赔偿责任。被保险人为此而支付的合理费用，可以从保险人的赔款中获得补偿。
(4)对受损货物的转售、修理、改变用途等，由被保险人负责处理。在我国，无论是进口货物还是国内运输的货物受损后原则上都是由被保险人自行处理。被保险人在对受损货物进行转售、修理、改变用途等工作之前，必须通知保险人，或征得保险人的同意。
(5)如果涉及第三者的责任，虽然赔款一般先由保险人赔付，但被保险人应首先向责任方提出索赔，以保留追偿权利。如果损失涉及承运人、港口或车站等第三者责任，被保险人还应提交向承运人等第三者责任方请求赔偿的函电等文件的留底或复印件，以证明被保险人确已履行了其应该办理的追偿手续，即维护了保险人的代为追偿权。有时还要申请延长索赔时效。