交通保障的主要任务是车辆组织、用车制度、派车管理、车辆调度、租车管理、用车检查和驾驶人员的管理。如果商务会议住地距会场较远，必须有车辆接送与会代表，要与会人数尽可能组织足够的车辆，以保证商务会议的需要。
对于集体活动用车，因为车人多，必须加强派车管理、车辆调度、用车检查和驾驶员的管理，保证与会人员按号入座，有序乘车。不敷乘坐时，可以租车。零星用车，必须建立用车制度，规定用车的范围和任务，履行批准手续。至于领导干部用车，则应按规定予以保证。
会议租车要注意的细节：
(一)租车前您应先了解想租的车型的性能，价格及租车所需证件。
(二)电*话预订时需要您留下详细的相关信息，已备不时之需。
(三)预订蕞好提前1-2天，预订周末的车辆需要提前2-3天。
(四)用车天数应定最少天数，如不够用应提前在还车时间之前电*话续租。
(五)提车时，需带全所有证件，大部分证件都要原件。
(六)签署合同前应仔细浏览合同的内容后再签字。
(七)发车和还车验车时应仔细查看，确认无误后再签署单据。
(八)驾驶车辆时注意安全行使。
(九)一旦发生事故，应尽快通知相关部门，一定要有jiao警的事故判定书或是安委会的证明，这两样是保险理赔所必须的证明。保险一定要在第1时间通知，最迟不能超过24小时。
将买车、养车的包袱全丢给租车公司，针对这类租车业务，租车有一整套规范的工作模式，现成的合同文本，让租车轻松自如，而把主要财力和精力放在自己的主业上，是当今国际跨国公司流行的做法。据统计，一年下来，像桑塔纳2000这样的普通车，购车要比租车多花费10000元修理费，即以租车代替买车，成本就可以下降3成。另外，租车还为企业节省一笔管理成本，其根本原因在于对企业管理上“成本可控”理念认可——采用租赁，随时可以调整开支，风险小，灵活性强，是降低成本的蕞好办法。那些对中国地方性法规制度不熟悉的商家可以减少诸如汽车上牌、车辆年审、保险缴费、違章事故的处理等一系列不必要的麻烦。客户们还可以自由地选择租赁汽车的品牌，从经济型车到高档车，所有汽车均有完备的手续。
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