随着我国档案管理体系的逐步完善以及信息管理电子化进程的日益完善，工商局将面临越来越多企业等信息资料管理问题。因而，如何将成千上万的文档信息归档保存，如何使办事人员、相关单位快捷地查询到所需资料等问题，已经摆在管理人员面前。
传统的档案保存，一般采用纸张保存方式。纸张保存是最原始的保存方式，具有管理手段落后，占用大量库房面积，管理成本高，保管时易损坏，纸张易黄、易粘、易脆，调阅速度低下，不能多人同时调阅，档案管理工作繁重等缺点，与当前高速发展的信息时代是不相适应的。
　　现在，人们将电子影像技术、海量存储技术和计算机网络技术应用于档案管理，成功地解决了上述档案管理面临的问题。首先，通过先进的高速文档扫描仪将纸张文档转换成电子影像；然后，根据一定的归档机制，建立影像文件的索引数据库，形成一个方便可靠而又完整的电子档案库；最后，用户可以通过Intranet/Internet对档案进行查询、调阅、打印等操作。
采用磁盘阵列、光盘库等存储技术，原纸张档案可以塑封起来集中保管，不必采用柜橱保存方式，避免了档案受潮、虫蛀情况的发生，从而大大减少了档案的占用面积，降低了档案对环境的要求，节省大量管理成本。档案的查询和利用完全基于档案的电子影像。用户通过计算机可以从电子档案库中智能地检索到某一档案的详细信息，并且可以多人同时访问相同档案，顺利地解决了档案查询速度、档案共享、人为毁损档案原件等问题。查询的Intranet/Internet应用更将档案的管理和利用扩展到无限的空间。
总之，档案电子化管理系统的应用，可以提高管理的工作效率，降低管理成本，提高管理质量，取得良好的社会效益和经济效益。