在编制标书过程当中，我们时常会发现，招标文件里需要设置技术人员、单位业绩等诸多限定要求，放眼一看，单位符合要求的人员有多少?业绩够不够?容易让人一头雾水，或许有部分人员经历的投标比较多，很有经验，头脑里能大概记住部分人员和单位业绩，但是大多数人是在手忙脚乱地到处碰壁，另外技术人员的身份证、毕业证、职称证、获奖证等扫描件，还得挨个打电话催促借用，有时还碰见个别人员出差等不确定因素，工作进展缓慢。
另外在编制单位业绩中，需要我们从单位所有的业绩中搜猎出符合招标文件的业绩，需翻箱倒柜找遍中标通知书、合同、业主证明、单位获奖等原件进行扫描。这样的工作方式使人长期处于费时费力的状态。如何方便、快捷地找到标书内所需的信息，对于编制出高质量的投标文件，建立好规范、科学有效的投标信息库就显得尤为重要。
要建立规范、科学有效的投标信息库，其必须符合组织学理论，符合运筹、管理和统计学。投标信息管理系统作为一个投标所用材料的集合体，必须具备内容的全面性、系统性、及时性和搜索的便捷性，并具有各种证件到期提醒功能，具有更新内容的提示窗口等人性化设计。根据从事编制地铁、市政道路工程设计标书的经验，投标信息库模块可由标书、人员、单位业绩、企业信息、业主信息和行业信息等几大块组成。
(1)标书模块。可按年代、地区、类型分类收集入库，突出每个标书编制的过程，包含投标准备阶段、投标编制阶段、投标后阶段。
(2)人员模块。可按专业、职称、年龄、学历等收集入库，并做好个人履历表，随时更新个人项目、获奖信息。
(3)单位业绩。可按类型、年代入库，并将每个项目的中标通知书、合同、业主证明、获奖证书、项目情况表等信息收集入库。
(4)企业信息。按单位各种资质证书、财务信息、企业概况、组织机构等入库。
(5)业主信息。根据地区建立业主人事、机构、办事指南等信息管理。
(6)行业信息。可按行业分类，收集行业动态、最新技术、同行业兄弟单位参与项目情况及投标情况。
随着项目的进展，投标信息管理系统内各种信息变化较快，投标信息管理系统要做到安排专人专项保持数据库内各模块的内容收集更新工作。这样编标时能迅速、准确地找到所需的最新资料，提高了编标的快捷性和准确性，同时也提高了标书编制的质量，节省大量的标书编制时间，为其他重点问题提供充裕时间。
(2)人员模块。可按专业、职称、年龄、学历等收集入库，并做好个人履历表，随时更新个人项目、获奖信息。
(3)单位业绩。可按类型、年代入库，并将每个项目的中标通知书、合同、业主证明、获奖证书、项目情况表等信息收集入库。
(4)企业信息。按单位各种资质证书、财务信息、企业概况、组织机构等入库。
(5)业主信息。根据地区建立业主人事、机构、办事指南等信息管理。
(6)行业信息。可按行业分类，收集行业动态、最新技术、同行业兄弟单位参与项目情况及投标情况。
随着项目的进展，投标信息管理系统内各种信息变化较快，投标信息管理系统要做到安排专人专项保持数据库内各模块的内容收集更新工作。这样编标时能迅速、准确地找到所需的最新资料，提高了编标的快捷性和准确性，同时也提高了标书编制的质量，节省大量的标书编制时间，为其他重点问题提供充裕时间。