ppf档案可以储存在硬盘、智能卡或经网络进入印刷控制界面。例如，油墨值可以被下载到印刷控制台去自动预设墨斗键，加工数据也可被传送到装订机。
另外，ppf略图图像可用postscript打印机打印出来作为纪录，以检查工作的完整性或为未电脑化的印刷机油墨设定提供硬拷贝。
一方面，因为在工作流程中涉及很多功能，而每个功能都可以书写至ppf档案或从中读取资料，以存取cip3数据。因此，ppf档案几乎不可能由单一的应用软件产生出来。
例如：
1.拼大版软件可能提供页面放置、裁切记号和色标的信息；甚至可能给出折页和裁切位置。
2.光栅处理器会制造一个低分辨力的页面。
3.工作流程系统可以为工作管理插入数据。
另一方面，一个ppf档案将波多种应用软件读取。
例如：
1.裁切设备将读取页面设置和裁切纸张的相关数据。
2.印刷机将读取低分辨力页面描述以找出油墨覆盖资料。
3.所有这些应用软件都将会读取一般的工作信息，如工作名称。
因此ppf档案极有可能被单独使用，至少会因为是postscript支系的一部分而被经常地使用。当一个页面被光栅处理过，并输出胶片或版材后，postscript档案就不再被使用。因此，光栅处理过程将会把cip3信息放在一个档案里。