每一个企业都需要印刷。问题是大多数企业都没有自己的印刷专家。因此，印刷知识的欠缺就会让它们付出高额的代价，得到惨痛的教训。你要善于进行自我检查。如何才能知道自己的印刷火件出现问题了呢？以下就是五个比较明显的信号：1、印刷好的材料不是你想要的。2、你收到的发票与印刷厂的估价相差甚远。3、已经在材料的设计和印刷上投入了大量资金——然后才发现它们存在邮寄问题。4、你的材料中含有令人尴尬的错别字。5、你要丢弃大量没用的文献。如果你能按照下面提到的基本原则去做，也许就能避免出现这样的问题。这面这几条“最佳印刷惯例”将会帮助你有效地节省时间和金钱。无论谁帮你检查你的印刷购买计划，都要遵守这几个原则。从长远的角度去考虑问题为你自己寻找一个可以长期进行合作的印刷厂。首先，找到一家公司，它的设备和服务能够满足你的需要（这并不想听起来的那样简单，因为所有印刷厂都具有自己的特点）。接下来，让你的销售人员对新项目展开讨论。对客户来说，印刷厂是一个尚未被开采的资源。销售人员可以对文件准备、纸张选择、装订方式和邮寄等问题进行讨论。印刷厂想要让你感到满意——否则它就会丢掉自己的生意。通过与经销商的合作来保证这种成功的延续。有些印刷客户把印刷看作是一种消费品，但事实上，印刷成品的质量完全取决于印刷厂的能力和客户的知识范围。敲定每一个细节写出详细的印刷规格，每一个细节都很重要。你所要求的印刷效果与你提供的印刷说明有着密切的关系。印刷厂根本不会去关心读者的感受。你要与印刷厂一起去完善所有的印刷规格，这你才能得到理想的印刷效果。而且当这些规格发生改变的时候，印刷估价也将发生改变。（印刷厂希望出现这种情况，活件的要求总是在改变）。为什么最终账单总是会令人瞠目结舌？请记住，印刷规格的细微变化都会造成成本的巨大损失。当一个客户想要生产一本艺术品目录的时候，肯定还要订制配套的信封。如果这本目录的页数不但增长，并最终放不到信封里了，那么印刷客户就要承担1万美元的损失。
考虑周全把活件方方面面的因素都要考虑到。与印刷厂讨论印刷品的整体“预期寿命”，其中包括：运送目的地和客户的要求。它是否要与其他材料一起装进信封里邮寄？邮件的重量会对邮资产生怎样的影响？以及邮寄成本是否会超过印刷成本等。这些问题都值得你认真关注。打样，然后印刷开发一个校对程序。这看起来并不重要，但必须得有人来负责与校对有关的所有事情。以前，当商业排版公司作出拷贝的时候，就会为客户提供校对服务，而现在，客户们通常是在自己的苹果或个人电脑上准备拷贝。这样一来，校对的责任就被转移到了客户手中，而不是印刷厂手中。印刷厂生产的每一个样张和每一个蓝图都需要校正。不要想当然地认为别人已经替你检查过了这些样张。制定一个检查列表，确保每一个重要元素都出现在样张上，特别是公司的名称和地址、日期和位置、电话号码和产品价格等。如果错误的责任在你（而不是印刷厂），那你就要承担重新印刷的成本。印刷你所需要的——而不是更多只印刷你所需要的东西，你的目标必须是减少浪费。没用的印刷材料可能会从很多方面吞噬你的资金：你要向印刷厂支付印刷、装订、包装和运输费用；向封装厂支付印刷品的储存和管理费用；向工人支付拆卸箱子、堆放支架和维护内部文现室的费用。只要你一天不把这些材料运走或用掉，就要支付一天的费用。比如说你要印刷10000份四页彩色文件，你认为自己可能要花费8500美元。那么你的单位成本就是0.85美元，其中还不包括设计和邮寄成本。但是如果你只用到了6000份这样的文件，那么你的单位成本就会增加到1.41美元，再上设计、邮寄和库存管理的费用，你的支出将会变得非常惊人。如果你印刷的这些材料都作废了，那么你的单位成本将更高。怎样才能解决这个问题呢？那就是提前计划。为你的文献设计出一个昆村管理系统。只要用过一个简单的数据库，你就能对所有花销进行跟踪，这样一来，就能实现减少浪费的目标了。一个好的印刷厂——就像一个优秀的建筑公司——将会告诉你哪些是在你的预算内能做到的，哪些是不能做到的。你要学会与印刷行厂交流并提出大量的问题。如果你能聪明地寻找印刷合作伙伴，就能找到最好的印刷解决方案。这样一来，你不但能节省时间和金钱，而且能够得到老板的赞赏。