当从事进出口的贸易公司一边备货或备好货时，一般就会选择合适的货运代理来替他们租船订舱。当贸易方式是fob时，买方应及时将其货运代理的资料及装运指示（shipping instruction）交给卖方，以便卖方能顺利装船。而卖方有时也会协助、推荐合适的货运代理给买方以供其选择，同时在买方选定的货运代理人办理报关、商检时应给予适当的协助。在货物启运后，卖方还应及时提醒货运代理及早交提单，以便卖方能制单结汇及给买方发装运通知（shipping advice）。
当贸易方式为cif或cfr时，卖方也应将货运代理租船订舱的情况和装运通知（shipping advice）及时通知买方，以便买方买保险或顺利提货。
进出口商与货运代理人签订的运输合同，其内容应包括托运人名称、预定的来工厂接货的时间、地点、商品名称、件数、毛重、净重、体积、装运标记及其他事项。
