本标准适用于环保系统各类档案数据库建立、检索等计算机数据管理。
2 引用标准 下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所用标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准新版本的可能性。
gb/t 7156.1987文献保密等级代码
gb/t 8563.1988 奖励代码
gb/t 11821.1989 照片档案管理规范
gb/t 4754.1994 国民经济行业分类与代码
gb/t 15418.1994 档案分类标引规则
gb/t 2260.1999 中华人民共和国行政区划代码
da/t 2.1992 科学技术研究课題档案管理规范
da/t 13.1994 档号编制规则
da/t 15.1995 磁性载体档案管理与保护规范
da/t 18.1999 档案著录规则
da/t 19.1999 档案主题标引规则
hj/t 8.1.1994 环境保护档案管理规范科学研究
hj/t 8.2.1994 环境保护档案管理规范环境监测
3 定义3.1 环保文书档案：环境保护部门处理党务、行政事务及业务管理工作中形成的文件材料。
3.2 环保科研档案：在环保科学技术研究活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等记录形式的科研文件材料。
3.3 环境监测档案：在环境监测和行政管理等活动中直接形成的•具有保存价值的各种文字、图表、声像等记录形式的环境监测文件材料。
3.4 环境监理档案：在环境监理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等记录形式的环境监理文件材料。
3.5 基建档案：基本建设工程的规划、设计、施工、竣工、验收和管理、使用、维护等活动中形成的具有保存价值的文字、图纸、声像等记录形式的文件材料。
3.6 会计档案：会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
3.7 照片档案：国家机构、社会组织及个人在环境保护活动中直接形成的，具有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。
3.8 常规照片档案：用一般照相机和普通胶片，采用可见光使胶片感光的照片档案。常规照片档案包括底片、照片和说明三部分。
3.9 磁性载体文件；以磁性材料（如计算机磁带、软磁盘、录象带、录音带）为信息载体的文件。
3.10 磁性载体档案：国家机构、社会组织和个人在环境保护活动及科学实践中直接形成的有保存价值的磁性载体文件。
3.11 实物档案：在环境保护工作中形成或上级颁发及有关单位赠送的标本、证书、奖状、奖杯、锦旗、印章、牌匾、题字、题辞（题词）等不同载体的实物。
4 数据采集基本规则4.1数据项的选取应以案卷或文件的实际内容为依据，结合本单位管理工作的具体情况确定。
4.2各数据项的字节长度参照表1中规定的长度确定。
表1 数据项
序号
数据项
类型
长度
序号
数据项
类单
长度
1
全宗名称
c
40
13
文件编号
c
40
2
全宗号
c
10
14
起始日期
d
8
3
目录号
c
8
15
终止日期
d
8
4
案卷号
c
4
16
归档部门
c
50
5
档号
c
16
17
归档时间
d
8
6
保持状态
c
8
18
附件
c
200
7
保管期限
c
8
19
主题词
c
80
8
稿本
c
12
20
存放位置
c
20
9
密级
c
6
21
备注
c
100
10
页数
c
4
22
电子文档号
c
40
11
日期
d
8
23
原文内容
12
载体类型
c
20