打电话时要学会使用使人愉快的电话礼貌用语。多用肯定语气，少用否定语气，斟酌使用模糊用语。多用些表示致歉、谦虚、拜托、麻烦、劳驾之类的用语。
打电话时交代时间、地点、姓名要准确。当对方未听清楚而发问时，要耐心回答对方。万一有急事，要用最简单的语言、最快的速度回答对方，但语气仍要和缓，交代要清楚而明确。
接电话时，要控制好顺序与持续时间。电话接通后应此呼彼应，你来我往，有问有答。交谈时要注意节奏与时间，若内容太多，可另约时间详谈，把最迫切、最重要的问题说清楚即可。若电话中途断线，应立即主动打过去，致歉并说明原因。
另外，打电话要注意环境。要避免吵闹声、嬉笑声、咳嗽声、车辆经过的声音及其他噪声，尽量找人少、清净的地方。通话的音响、环境对于打电话的双方来说都是很重要的。