在商务交往中，人们在签署合同之前，通常会竭力做好以下几个步骤的准备工作。
1.恰当的签字准备
（1）布置好签字厅。签字厅有常设专用的，也有临时以会议厅、会客室来代替的。布置的总原则是：庄重、整洁、清静。室内应当铺满地毯，除了必要的桌椅外，其他一切的摆设都不需要。正规的签字桌上最好铺设深绿色的台布。
⑵按照仪式礼仪的规范，签字桌应当横放于室内。在签字桌后，可摆放适量的座椅，供各方签字人使用。
（3）在签字桌上，循例应事先安放待签的合同文本以及签字笔、吸墨器等签字时所用的文具。
⑷与外商签署涉外商务合同时，还需在签字桌上插放有关各方的国旗。国旗的位置与顺序必须按照礼宾序列排。
（5）签字时各方代表的座次，是由主方代表先期排定的。签字人在就座时，一般应当面对正门。
（6）在正式签字之前，应由举行签字仪式的主方负责准备待签合同的正式文本。按常规，应为在合同上正式签字的有关各方，均提供一份待签的合同文本。必要时，还可再向各方提供一份副本。
⑺签署涉外商务合同时，按照国际惯例，待签的合同文本应同时使用有关各方法定的官方语言，或是使用国际上通行的英文、法文。此外，亦可同时并用有关各方法定的官方语言与英文或法文。
⑻规范好签字人员的服饰。按照规定，签字人、助签人以及随员，在出席签字仪式时，应当穿着具有礼服性质的深色西装、中山装或西装套裙，并且配以白色衬衫与深色皮鞋。男士还必须系上单色领带，以示正规。
2.签字程序礼仪
（1）签字仪式正式开始。有关各方人员进入签字厅，在既定的位次上各就各位。
（2）签字人正式签署合同文本。通常的做法是：首先签署己方保存的合同文本，再接着签署他方保存的合同文本。
（3）签字人正式交换经有关各方正式签署的合同文本。此时，各方签字人应热烈握手，互致祝贺，并相互交换各自一方刚才使用过的签字笔,
以资纪念。全场人员应鼓掌，表示祝贺。
⑷共饮香槟酒互相道贺。交换已签的合同文本后，有关人员，尤其是签字人当场干上一杯香槟酒，是国际上通行的用以增添喜庆色彩的做法。
3.示
（1）在一般情况下，商务合同在正式签署后，应提交有关方面进行公证，瞄才正式纹。
⑵商务礼仪规定：每个签字人在由己方保留的合同文本上签字时，按惯例应当名列首位。因此，每个签字人均应首先签署己方保存的合同文本，然后再交由他方签字人签字。这一做法，在礼仪上称为“轮换制”。轮流使有关各方均有机会居于首位一次，以显示机会均等，各方平等。
（3）签字仪式不一定非办不可，但是，对于签字本身却必须郑重对待，不可草草收场。
（4）如果是两个以上的单位、部门或国家参加的签署仪式，其基本过程与上面所述大体相同，只是相应增添签字人员座位、签字用具或国旗等。如果是签订国际多边公约，则一般只设一个座位，由公约保存国的代表先入座位签字，尔后各缔约国的代表再按一定的顺序，依次入座签字。