在杂货班轮货物运输中，从办理货物托运、装船到卸货和交货，整个环节中需要编制各种货运单证。这些单证主要起着货方与船方之间办理货物交接的证明作用。同时，在货物装卸过程中，这些单证既是货方和船方与港方联系工作的凭证，又是划分货、船、港三方责任的依据。
目前，国际上通用的及我国航行于国际航线所使用的主要单证有以下几种。
1.海运出口货物代运委托单
海运出口货物代运委托单(简称委托书)是委托方(出口企业)向被委托方(货运代理人)提出的一种“要约”,被委托方一经书面确认就意味着双方之间委托代理关系的成立，因此委托书应有委托单位盖章，使之成为有效的法律文件。货运代理人接到委托书后，如不能接受或某些要求无法满足，应及时作出反应，以免耽误船期，承担不必要的法律责任。
委托书应详列托运各项资料和委托办理的事项及工作要求，它是货运代理人的工作依据。
缮制说明：
(1)委托单位编号，即出口企业与货运代理间商定的对口编号，一般为出口发票编号。
(2)提单号不填，待接受委托，订舱后填写。
(3)合同号和委托日期，如实填写。
(4)发货人名称地址，按信用证或合同规定填写，一般为信用证的受益人，即出口商。
(5)收货人名称地址，按信用证或合同规定填写，一般为to order或to orderof ×××。
(6)通知人名称地址，按信用证或合同规定填写。若信用证未作具体规定，则一般正本留空不填，副本为信用证的开证申请人。
(7)装货港和目的港，按信用证或合同规定填写。
(8)船名不填。
(9)件数及包装式样，一般杂货以件数作数量单位。
(10)货物说明应根据信用证或合同规定填写，这是制作提单的依据。
(11)重量、体积，按实际货物的总毛重和总体积填写。
(12)需要提单份数，按信用证规定填写。若信用证规定为“全套”则填3份正本、2份副本。
(13)运费支付地点，填写信用证规定的缴付方法，或“freight prepaid”(运费预付)或“freight to collect”(运费到付)。
(14)代发装船电报的电挂地址，一般为买方的地址、电挂。
(15)备注栏可填写信用证中对提单的内容的特殊要求、委托人对货运代理的要求。
2.托运单
托运单就是订舱委托书，是托运人(发货人)根据贸易合同条款和信用证条款内容填写的，向承运人(船公司，一般为装货港的船方代理人)办理货物托运的单证。这种货物托运行为在合同订立过程中具有要约性质。因此，托运单的填制必须清楚、具体，内容必须真实、可靠，与货物实体、信用证规定相一致。
缮制说明：
(1)托运单(订舱委托书)要根据出口商(托运人)制作的代运委托书的内容填制。托运人为提单的发货人(shipper),一般即出口商。
(2)“to”应填写接受委托订舱的承运人或承运人的代理人。
(3)编号船名(vessel,voy no.)即提单号和配载的船名航次，由船公司配载后填写。
(4)特殊条款可填写对运输和单证的特殊要求，如提单上需注明的目的港代理的名称、地址和联系电话等。
(5)托运单最右下角部分填写订舱委托人的名称，如“supreme/bjs即“迅平货运代理有限公司北京分公司。
3.装货联单
托运人应将托运单交船公司办理托运手续，船公司接受承运后在托运单上签章确认，然后发给托运人装货联单。但是，国际航运界的通常做法是由托运人向船公司提交详细记载有关货物情况及对运输要求等内容的装货联单，即由货运代理人向船舶代理人申请托运，然后由货运代理人根据托运人委托，填写装货联单后提交给船公司的代理人。
装货联单一般为一式三份。
第一份留底，为船方凭以缮制装货清单和面积积载图，打制出口载货清单、运费清单，结算运费，最后存档备查和作运费资料。
第二份是装货单(shipping order)。它是船公司或其代理在接受托运人提出的托运申请后，发给托运人或货运代理的向船方交货的凭证；同时也是命令船长将单上货物装船的单证；以及托运人或货运代理凭以报关，海关验货放行的证件，用作船舶据以装船的依据；又作为凭以向海关办理货物出口申报手续的单证之一，因而又称报关单。装货单作为远洋运输中的主要货运单证之一，有如下作用。
①装货单是承运人确认承运货物的证明。承运人签发装货单，即表示接受托运人提出的托运申请，同意承运单上所列货物。装货单一经签订，运输合同即告成立，船、货双方都应受到一定的约束。
②装货单是海关对出口货物进行监管的单证，又称报关单。托运人可凭装货单及其他有关单证，向海关办理出口货物报关手续。海关在装货单上一旦加盖放行章，即表示准予出口，船方才能收货装船。
③装货单是承运人通知码头仓库或装运船舶接货装船的命令。托运人将装货单连同货物送交承运人指定的仓库或船舶，理货人员按积载计划由装卸工人分票装船后，即将实装数量、装舱部位及装船日期填在装货单上，交船方留存备查。所以，装货单又叫“下货纸。
第三份是收货单，又称大副收据(mate's receipt),是承运人收妥货物并已装船的凭证，也是托运人凭以换取正本已装船提单的依据。收货单同装货单一样，也是远洋运输中的主要货运单证之一，其主要作用有以下两点。
①收货单是划分承、托双方责任的重要依据。根据《海牙规则》《统一提单的若干法律规定的国际公约》)规定，承运人对货物承担的责任期间是从货物装上船时开始至卸下船时为止。对于货物装船前所发生的损失，承运人是不承担责任的。所以，大副在签署收货单时，会认真检查装船货物的外表情况、货物标志、货物数量等情况。如果外表状况不良，货物有水渍或油渍、数量短缺、货物损坏时，大副就会将这些情况记载在收货单上，这种记载习惯上称为“大副批注”。有大副批注的收货单称为“不清洁收货单”,无大副批注的收货单则为“清洁提单”。
②收货单是据以换取已装船提单的单证。货物装船后，经大副签字的收货单由承运船舶退还给托运人。如系预付运费，托运人在付清需预付的运费后，即可持收货单向承运人换取已装船提单。如果收货单上有大副批注，承运人应如实地将大副批注转注在提单上，这种提单即为不清洁提单。
(1)装货单
(2)收货单
(3)装货清单
装货清单是承运人根据装货单留底，将全船所装货物按目的港和货物性质加以归类，依航次靠港顺序排列而制成的全船装运货物的汇总清单。装货清单是承运货物的大副编制积载计划的重要依据，其内容包括装货单编号、货名、件数、包装种类、毛重、尺码以及对装运的要求等，其内容正确与否，对编制积载计划有重要影响。
装货清单除凭以编制积载计划外，还是现场理货人员进行理货、港口安排驳运、货物进出仓库、货场以及承运人掌握托运人备货情况的业务单证。
(4)载货清单
载货清单又称“舱单”,是在货物装船完毕后，根据大副收据或提单编制的一份按卸货港顺序逐票列明全船实际载运货物的汇总清单。其内容包括船名及国籍、开航日期、装货港及卸货港，同时逐票列明所载货物的详细情况。
载货清单是国际航运实践中一份非常重要的通用单证，其作用如下。
①载货清单是办理船舶出(进)口报关手续的单证。经船长签字的载货清单送海关，作为办理船舶出(进)口报关手续的依据，海关凭此验货放行。船舶离港时，还需随带若干份清单，以备船舶中途挂港或驶抵卸货港时办理进口报关手续之用。
②载货清单是船舶载运所列货物的证明。载货清单所列货物必须与船舶实际载运货物一致。如果船舶未装货出口，也要填报无货出口的载货清单。
③载货清单是业务联系的单证。载货清单的留底，常用作承运人在装货港的代理人拍发开航货载电报的依据，也是向船长和船公司或卸货港的代理发出更正通知的依据。当承运人在卸货港的代理人尚未收到邮寄的货运资料时，也可复制随船携带的载货清单，用以作为安排泊位、卸货和货物进出库场的依据。
(5)货物积载图
出口货物在货物装船前，必须就货物装船顺序、货物在船上的装载位置等情况制订一个详细的计划，以指导有关方面安排泊位、货物出舱、下驳、搬运等工作。这个计划是以一个图表的形式来表示，即用图表的形式表示货物在船舱内的装载情况，使每一票货物都能形象具体地显示其在船舱内的位置，就是通常所称的积载图。
(6)危险货物清单
危险货物清单是专门列出船舶所载运全部危险货物的明细表。其记载的内容除装货清单、载货清单所应记载的内容外，特别增加了危险货物的性能和装船位置两项。为了确保船舶、货物、港口及装卸、运输的安全，包括我国港口在内的世界上很多国家的港口都专门作出规定，凡船舶载运危险货物时，船方应向有关部门(我国海事局)申请派员监督装卸。在装货港装船完毕后，由监装部门签发给船方一份“危险货物安全装载书”,这也是船舶载运危险货物时必备的单证之一。
4.在装货港的货运单证流程
具体操作步骤如下。
(1)出口企业根据合同或信用证填制海运出口货物代运委托单，随附商业发票、装箱单等必要单证，委托货运代理订舱，有时还委托其代理报关及货物储运等事宜。
(2)货运代理人根据出口商的海运出口货物代运委托书，向船公司在装货港的代理人(也可以直接向船公司或其营业所)提出货物装运申请，缮制并递交托运单(b/n),随同商业发票、装箱单等单证一同向船公司或船舶代理人办理订舱手续。
(3)船公司同意承运后，则在托运单上编号(该号将来即为提单号),填上船名、航次，并签署。同时把配舱回单、装货单(shipping order,s/o)等与托运人有关的单证退还给货运代理人。
(4)货运代理人持船公司签署的装货单及报关所需的全套必要文件，向海关办理货物出口报关、验货放行手续。
(5)海关进行查验，如同意出口，则在装货单上盖放行章，并将装货单退还给货运代理人。
(6)船公司在装货港的代理人根据留底联编制装货清单，送船舶及理货公司、装卸公司。大副根据装货清单编制货物积载计划交代理人分送理货、装卸公司等按计划装船。
(7)货运代理人将经过检验的货物送至指定的码头仓库准备装船。
(8)货物装船后，理货长将装货单交大副，大副核实无误后留下装货单并签发收货单，大副在收货单上注明所收货物的实际情况(大副批注),如果货物外部没问题，则注表面状况良好;如果货物包装有破损或数量有问题，则如实注明。理货长将大副签发的收货单即大副收据(m/r)转交给货运代理人。
(9)货运代理人持大副收据到船公司在装货港的代理人处付清运费(预付运费的情况下)换取正本已装船提单(b/l)。如果是持有“表面状况良好”的大副收据，则换取的是清洁提单；如果是货物有不好批注的大副收据，则只能换取的是不清洁提单。
(10)出口企业向货运代理人支付运费，取得全套已装船提单，凭此结汇。
(11)货物装船完毕，船公司在装货港的代理人编制出口载货清单(m/f)送船长签字后向海关办理船舶出口手续，并将出口载货清单交船随带，船舶起航。船公司在装货港的代理人根据提单副本(或大副收据)编制出口载货运费清单连同提单副本、大副收据送交船公司结算代收运费，并将卸货港需要的单证寄给船公司在卸货港的代理人。
(二)在卸货港编制使用的货运单证及其流转程序
1.在卸货港编制使用的货运单证
(1)提货单
提货单(delivery order,d/o)又称小提单。它是船公司或其代理凭收货人持有的提单或保证书而签发的提货凭证，收货人可凭此单到仓库或船边提取货物，提货单的内容基本与提单所列内容相同。
(2)过驳清单
过驳清单(boat note)是采用驳船作业时，作为证明货物交接和表明所交货物实隔情况的单证。过驳清单是根据卸货时的理货单证编制的，其内容包括：驳船名、货名、标志、号码、包装、件数、卸货港、卸货日期、舱口号等，并由收货人、卸货公司、驳船经营人等收取货物的一方与船方共同签字确认。
(3)货物溢短单
货物溢短单(over landed & short landed cargo list)是指一票货物所卸下的数字与载货清单上所记载的数字不符，发生溢卸或短卸的证明单证。货物溢短单由理货员编制，并且必须经船方和有关方(收货人、仓库)共同签字确认。
(4)货物残损单
货物残损单(broken & damaged list)是指卸货完毕后，理货员根据卸货过程中发现的货物破损、水湿、水渍、渗漏、生锈等情况记录编制的，证明货物残损情况的单证。货物残损单必须经船方确认。
2.在卸货港的货运单证流程
具体操作步骤如下。
(1)卸货港的代理人接到船舶抵港电报后，通知收货人船舶到港日期，做好提货准备。
(2)(在信用证支付方式下)收货人到开证行付清货款赎取提单等单证，准备到港口提取货物。
(3)卸货港船公司的代理人根据装货港船公司的代理人寄来的货运单证，编进口载货清单及有关船舶进口报关和卸货所需的单证，约定装卸公司、理货公司、联系安排泊位，做好接船及卸货准备工作。
(4)船舶抵港后，船公司在卸货港的代理人随即办理船舶进口手续，船舶靠泊后即开始卸货。
(5)收货人持正本提单向船公司在卸货港的代理人处办理提货手续，付清应付的费用后，换取代理人签发的提货单(d/o)。
(6)收货人办理货物进口手续，支付进口关税。
(7)收货人持提货单到码头仓库或船边提取货物。