1.邀请来宾
一般应由交接仪式的东道主——施工、安装单位负责。在具体拟定来宾名单时，施工、安装单位亦应主动征求自己的合作伙一一接收单位的意见。
交接仪式的出席人员应当包括：施工、安装单位的有关人员，接收单位的有关人员，上级主管部门的有关人员，当地政府的有关人员，行业组织、社会团体的有关人员，各界知名人士，新闻界人士，以及协作单位的有关人员等。
若非涉密交接仪式，东道主要争取多邀请新闻界的人士参加，并尽可能为其提供一切便利。
2.布置现场
举行交接仪式的现场，亦称交接仪式的会场。在对其进行选择时，通常应视交接仪式的重要程度、全体出席者的人数、交接仪式的具体程序与内容，以及是否要求对其进行保密等几个方面的因素而定。
交接仪式的举行地点安排在已经建设、安装完成并已验收合格的工程项目或大型设备所在地的现场。有时，也可将其酌情安排在东道主单
位本部的会议厅，或者由施工、安装单位与接收单位双方共同认可的其他场所。
在交接仪式的现场，可临时搭建了处主席台。必要时，应在其上铺设一块红地毯。至少,也要预备足量的菱椅。在主席台上方，应悬挂一条红色巨型横幅，上书交接仪式的具体名称，如“xx工程交接仪式”，或“热烈庆祝xx工程正式交付使用”。
在举行交接仪式的现场四周，尤其是在正门入口之处、干道两侧、交接物四周，可酌情悬挂一定数量的彩带、彩旗、彩球，并放置一些色泽艳丽、花朵硕大的盆花，用以美化环境。