1.拜访的种类
(1)一般拜访。因为现代人都有自己的生活、事业圈,不欢迎其他人冒眛访问,如果需要拜访应通过电话、口信、书信等先约定拜访的时间。
(2)请教拜访。请教拜访的对象一般都是长者,或者是地位较高、学识较丰富的人。拜访前应写信或打电话说清要请教的问题,以便主人有所准备,然后再询问对方什么时候比较方便。拜访时,要比约定时间提前几分钟,请教时要态度诚恳,提问要言简意赅,听解答时要认真,对方解答之后表示感谢,之后应及时告辞以免影响主人的工作和休息。
⑶探视拜访。探望病人应带礼品,以有利于病人康复为原则。可以根据具体情况选购一些有利于治病的食品,或者送一些轻松消遣的书、幽默风趣的漫画、优雅动人的音乐磁带和芳香的鲜花。
(4)突然造访。如果因急事来不及通知,也可以突然造访。但突然造访更应注意,一是见到对方后应首先致歉,向主人说明自己没能预约的原因,尽量取得对方的理解。
2.拜访形象
第一印象,永久的印象。商务人士在拜访时,应该十分重视自我形象,这也是促使拜访成功的重要因素。成功的拜访形象要注意以下几个方面:
(1)外部形象。服装、仪容、言谈举止乃至表情动作上都力求自然、大方,以保持良好的形象。
⑵控制情绪。不良的情绪是影响成功的大敌。在拜访过程中,无论出现什么情况,要学会控制自己的情绪,制造一种愉悦的气氛。
(3)诚恳态度。“知之为知之,不知为不知”,应该对于所说的话负责,持一种诚恳的态度,以免因自己的谎言而出现尴尬场面。
(4)投缘关系。应该尽量了解对方的习惯、爱好,清除对方心理障碍,建立起投缘关系,这样就等于建立了一座可以和对方沟通的桥梁。
3.育务拜访的礼节
成也细节,败也细节。在商务拜访中,有很多细小的礼节需要注意。
(1)守时。如果临时遇到紧急的事情需要处理,或者遇到了交通阻塞,你应立刻通知要拜访的人。如果打不了电话,请别人替你通知一下。如果是对方要晚点到,你要充分利用剩余的时间。例如坐在一个离约会地点不远的地方,整理一下文件,或问_问接待员是否可以利用接待室休息一下。
(2)安静等待。当你到达时,被拜访的人正在忙别的事。这时,要安静地等待,不要通过谈话来消磨时间,这样会打扰别人工作。就算你已经等了很长时间,也不要不耐烦地总看手表或走来走去,可以问助理他的上司什么时候有时间。如果等不及,可以向助理解释一下并另约时间,说话一定要礼貌,即使你很不满。
⑶敲门或按门铃。拜访时,切不可擅自闯入拜访对象的办公室,要事先敲门或按门铃,在被允许进入或者出来迎接时才可进去。
敲门时,用力要均匀,声音不可过大,也不可过小,太大会让对
方认为你不礼貌,而过小可能对方根本听不到。按门铃也是一样,不可过于急躁,应在按一声之后等待一会,如果长时间没有回应可再继续按。
(4)礼貌交谈。在拜访时,时间对双方来说很宝贵,你要尽可能快地将谈话切入正题,然后清楚直接地表达你的意思,不要讲无关紧要的事情。说完后,让对方发表意见,并要认真地听,不要辩解或不停地打断对方讲话。你有其他意见的话,可以在他讲完之后再说。
(5)彬彬有礼。如拜访对象是年长或身份高者,应待主人坐下或招呼坐下以后方可坐下;对主人委派的人送上的茶水,应从座位上欠身、双手接过,并表示感谢;吸烟者,应尽量克制,必须抽时,应先征得主人和在场女士的同意。
(6)物品搁放。如果在拜访时带有礼品或随身带有外衣和雨具等物品时,应该搁放到主人指定的地方。如果无指定的地方,可在征求主人的意见后,按主人的意见放置,不可乱扔、乱放。
(7)把握辞行机会。在与拜访对象交谈的过程中,如果发现他心不在焉,或时有长吁短叹,说明他心情烦躁,或有急事想办又不好意思下逐客令。这时,应适时、礼貌地提出告辞。
在交谈时,如果另有新的朋友来访,一定是有事而来。这时,即使你们谈兴正浓,也应在同新来者简单地打过招呼之后,尽快地告辞,以免妨碍。
(8)礼貌辞行。告辞应由客人提出,态度要坚决,行动要果断.不要嘴上说“该走了”却迟迟不动身。辞行时,应向被拜访者以及在场的客人一一握手或点头致意。会谈完毕亦要留心小节,让对方印象更佳。如离开前先把椅子推回原位,这是有教养的表现。