一、是提高工作效率。在干部工作中在使用档案时能快速查阅档案，在管理档案时，从传统的查询工作中解脱出来，大大提高了工作效率，使档案管理再上一个新台阶。
二、是档案信息得到有效利用，实现资源共享。可异地实时为利用者提供数字档案信息，打破了传统利用方式和时空局限，并可多人在各自计算机上同时查找利用同一份电子档案，大大提升了档案服务的总体水平。
三、是促进了档案的实体保护，档案保管较加安全。相对以往纸制档案不利于查阅，而且纸制档案易脏、易碎、易丢失。相对电子档案，档案人员不仅可以通过电子档案直接查询档案信息、而且可以通过终端上权限浏览非涉密级文档和涉密文档，有效的保护了档案的涉密程度，对档案实体起到了有效保护作用和物理隔离。
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