一、前期沟通
前期沟通是指物流供应商在潜在的客户准备提出需求建议书(招标书)之前，就与潜在客户建立联系，通过多种形式与潜在客户交往，了解他们的需求是怎样产生的，从而酝酿满足客户需求的解决方案。通过与潜在客户密切沟通，会使物流供应商处于一种有利地位。
二、准备投标资格预审资料与接受资格审查
从物流供应商被审查角度看，怎样参加资格审查。审查与被审查是一个问题的两个方面。因此，接受资格预审的投标人应该注意如下几点：
1.广泛收集招标信息，作好投标决策；
2.作好资格预审资料的准备；
3.重视资格预审要求，有针对性地填报资审资料；
4.注意公司文明，迎接现场调查。
三、研究招标文件
资格预审通过后，按规定的时间、地点，尽早购回招标文件。对招标文件要认真仔细地阅读和研究，充分了解其内容和要求，以便作好投标的部署。如发现疑点则及时提请发标单位予以澄清。
对于招标文件，投标人应注意审查以下内容。
(1)仔细阅读招标文件中“投标人须知”部分，明确了解在投标过程中投标者在什么时候做什么事，或不能做什么事，以提高工作效率，避免劳而无功甚至造成废标现象。
(2)在了解整个项目的基础上，详细研究招标项目的具体技术要求、对招标的项目，除规格要求、产品型号外，特别要注意达到产品质量的保证条件。对附有加工产品图纸的，要认真审核和研究图纸上的每一尺寸和技术要求，不能有疏漏，遇有图纸错误要及时向招标方要求澄清。
(3)从商务的角度上，要仔细研究合同条款，明确中标后享受的权利和应承担的义务，除合同通用条款外，对具体项目的具体条款，如交货期提前或推迟的罚款、材料供应办法、付款方式等要特别注意。忽略了某一项都会造成利润的减少，甚至亏损。
四、参加现场考察和标前会议
1.现场考察
现场考察是投标者必须经过的投标程序。按照国际惯例，投标者提出的报价单一般被认为是在现场考察的基础上编制报价的。一旦报价单提出之后，投标者就无权因为现场考察不周、情况了解不细或其它因素考虑不周全而提出修改投标、调整报价或提出补偿等要求。现场考察既是投标者的权利，又是他的责任。因此，投标者在报价以前必须认真地进行现场考察，全面地、仔细地调查了解工作现场及其周围的政治、经济、地理等情况。
2.标前会议
现场考察结束后，招标方一般会安排标前会，针对招标文件中出现的差异和不清楚的地方，回答投标人提出的问题。投标人应积极参加此会议，利用这个机会获得必要的信息。
五、投标书的编制
(一)投标书概述
1.投标书的内容
目前，我国还没有统一的投标文件格式或范本，投标书的详细程度取决于项目的复杂程度和招标要求。对于简单的物流项目，投标书通常包括投标人基本保证、报价及有关附件；对于复杂的物流项目，投标书除了投标人基本保证、报价及有关附件之外，还包括技术方案、管理方案，甚至成本估算。由此可见，投标人基本保证、报价是投标书的必备内容，而技术方案和管理方案视项目的需要而定。
在实践中，对于较为复杂的物流项目，技术方案、管理方案和报价这3个部分可能是3个独立的册子。此外，技术方案和管理方案也常常以项目建议书的方式由投标人先行提交，以作为投标人资格预审的必备文件。
2.投标书的编制要求
投标人制作投标书时，除了应满足客户需求建议书或招标书的要求之外，还应该满足客户评标的方法与标准。有关客户评标的方法与标准已在上一节中作了综述，下面再进一步予以说明。客户在评估投标书时常用的一些标准如下：
(1)物流供应商是否遵从客户在需求建议书中提到的要求和工作表述；
(2)物流供应商对客户问题与需求的理解；
(3)物流供应商提出的解决问题的方法的合理性与可行性；
(4)物流供应商具有的有关类似项目的经验与成功经历；
(5)物流供应商将被委托负责项目工作的主要人员的经验；
(6)物流供应商的管理能力，包括物流供应商有关计划和控制物流项目，以确保物流项目任务在预算内按时完成的能力；
(7)物流供应商进度计划的现实性；
(8)价格。客户可能不仅会评估物流供应商的项目总成本，而且会评估解决方案中成本部分的详细结构。客户关心的是，物流供应商所提价格的合理性、现实性与完善性。
3.投标书编制步骤
无论投标书的内容如何，物流供应商都应遵循以下步骤编制投标书：
(1)理解客户的需求，确定项目的目标；
(2)技术方案初步设计；
(3)管理方案初步设计；
(4)参考客户评价方法和评价标准来审视自己提出的解决方案，并结合自己的实际情况，对方案进行最后的修正；
(5)成本估算并报价；
(6)按招标书的要求编写正式的投标书。
(二)技术方案设计
在投标书中描述技术方案的目的，是使客户认识到物流供应商是怎样理解客户需求或问题的，并且能够提供风险最低且收益最大的解决方案。
1.技术方案设计的内容
由于投标时间紧迫，故技术方案不可制订得过细，但要抓住要点，抓住招标注意的重点，既简明扼要又切中要害地说明问题。技术方案的描述，通常应当包括以下内容：
(1)理解问题
应当用自己的话来表明物流供应商对客户的问题或需求的理解，而不是仅仅重述客户在需求建议书中写的问题表述。
(2)提出方法或解决方案
在一般情况下，技术方案的描述，可能会包括以下内容：①如何收集、分析和评价有关问题的资料信息；
②评估几个备选方案或进一步提出解决方案的方法是什么；③提出方案或方法的基本原理；④确认提出的方案或解决方法将能够满足客户的需求建议书中所陈述的各种要求。
如果物流供应商不能满足某些特定的客户要求，那么应当在技术方案说明中表明这一点。对于客户要求中会涉及的每一个例外事件，物流供应商应当解释为什么他的要求是不恰当的或为什么不能满其要求，并提出替换选择。
(3)客户的收益
投标书中应当表述所提方案或方法如何能使客户受益。受益可能是数量上的或是质量上的，还可能包括成本节约、减少程序时间、减少库存、更好的客户服务、更少的废品残品率或差错率、提高安全条件、更多的及时信息和减少维修次数等。技术方案的这一部分应当通过与竞争对手的比较，使客户确认所提方法的价值。
2.技术方案设计的思路
物流运作方案是以客户的物流需求为导向，从物流总代理的角度为客户设计物流运作方案。由于不同客户的需求侧重点不同，因此应为客户“量身定做”物流运作方案，细化客户差异性需求，确定每一个客户的需求模型，据此相应地设计物流运作方案。
(1)分析客户的物流需求特征要素
①月度物流总量；②发运地、到达地；③确定月度物流分量；④分析产品特征，包括品种、与配载要求有关的特征、与储运保管有关的特征、与保险保价有关的特征；⑤销售情况；⑥信息需求。
(2)建立物流需求模型
通过以上客户需求特征分析，可据此建立物流需求模型，以确定客户物流作业属于哪种主导类型：仓储作业主导型、干线运输作业主导型(包括跨国或跨省、市的配送)、市内配送主导型、流通加工作业主导型等。
(3)确定物流运作方案
①仓储方案
根据所建立的物流需求模型，针对不同作业类型的要求，采用运筹学及其它经济预测方法确定以下内容：仓库的选择——仓库的位置、类型及仓储设备；库存量的确定——库存量、经济库存量、库存面积。
②运输与配送方案
根据所建立的物流需求模型，针对不同作业类型的要求，采用运筹学及其它经济预测方法确定以下内容：运输方式、运输工具类型，以及是否需要外包、运输路线、营运方式等。
③货运代理、通关、保险等作业方案
除了仓储方案、运输方案之外，根据需要，还应对货运代理、货物通关、货物保险等作业内容进行论证，并提出解决方案。
④方案的整体规划与优化
单一仓储方案、运输方案、配送方案及其它作业方案最优并不等于整体的最优，因此，还必须从整个物流网络的角度，将仓储方案、运输方案、配送方案等综合考虑，以选择最优的整体方案。
(三)管理方案设计
管理方案的主要内容是详细叙述投标人如何实施物流运作方案，其目的是使客户确信投标人能做好物流项目所提出的工作，并且可以保证收到预期结果。
(1)工作任务描述
管理方案应当界定在完成项目中将要执行的主要任务，并且提供每个主要任务所包括内容的简要描述。
(2)项目组织
管理方案应当描述物流供应商将如何组织工作和资源，以便执行项目。大型项目会涉及到许多分包商，设计一个组织关系图可能更为合适，并把被委任为每个项目的负责人的名字附在主要的项目功能之后。将被委任于该项目的关键人员的简历也应当包括进去，以便使客户了解他们主要的相关经历，使客户确信项目会成功。除了组织关系图之外，物流供应商还可以用一个责任矩阵来列出主要项目任务和负责每项任务的完成人员、组织或分包商名称。
(3)工作流程及信息处理流程
管理方案应当包括物流供应商完成项目所必需的执行的工作流程及信息处理流程，包括合同期间需要定期报告的内容与措施。对于有严格时间要求的项目，还应提供主要任务的进度计划，以表明物流供应商能在需求建议书所陈述的时间限制内按要求完成项目。
(4)成本、质量控制措施
管理方案应当包括诸如质量保证、质量控制、成本控制等具体措施。
(5)相关经验
为了使客户确信物流供应商能执行项目，应当列出本物流供应商曾执行过类似项目。应当简洁地描述过去的每个项目，并解释说明从那个项目中得来的经验，将怎样有助于成功地执行所申请的项目。物流供应商也应当给客户提供每个项目的价值，给客户一个物流供应商有管理这种规模项目的能力的概念。
(6)设备和工具
有些项目会要求物流供应商使用特殊设备，比如物流管理信息系统、特种运输设备、仓储设备等。在这种情况下，申请书应该列出一个清单，说明物流供应商愿意提供自己拥有或租赁的一系列设备和特殊工具以便使客户确信物流供应商拥有必备的资源。
(四)报价
1.报价时应考虑的因素
当投标人在准备投标书时一定要谨慎定价，不能高估了申请项目的价格，否则客户将会选择其他定价低的投标人。然而，又必须同样小心避免低估申请项目价格，因为那将可能导致尴尬的、损害自己声誉的结局。一般在对申请项目进行定价时，应考虑以下因素。
(1)成本估算的可信度。对物流项目进行成本估算是投标报价的基础，因此，投标人应当花一定的时间，仔细考察项目并详细地评估成本，而不是只作大约估计了事。
(2)接受低价位的情况。有时，投标人可能正处于极愿意接受低价格的境况中。这主要适用于如下3种情况：①投标人目前没有多少业务可做，极需扩大业务量；②这个项目能够提供拓展能力或扩展到新领域的机会，对自己长远经营目标有利；③客户的声望比投标人大得多，力图与客户结成长期的战略伙伴，提高公司形象和竞争力。
(3)客户预算。如果投标人了解到客户已经为此项目而做的预算，就不应该提出超过客户预算的价格。通过帮助潜在客户确认需求或提交一份附有成本预算的项目申请书，投标人能帮助客户确定项目预算。
2.报价的基本程序
报价是投标环节的重要工作，通常应在投标单位的决策人主持下，由财务(预算)部门负责与业务部门密切配合进行。按照财务的常规预算办法计算出物流项目的基础标价。在基础标价的基础上进行多方案比较，决策人根据自身条件、招标者的要求、竞争对手以及市场的条件作出抉择。
报价由估算成本和标高金两部分组成，其中标高金包括利润及分摊在该项目上的企业管理费。
六、投投标书的报送
1.标书的形成和签署
投标人应按投标人须知规定，编制一份投标书正本和副本，并标明“投标书正本”和“投标书副本”,正副本如有不一致处应以正本为准。此外，投标书的正本和副本，均应使用不能擦去的墨水打印或书写，并由投标人正式授权的一人或几人签署，授权书应以书面委托的方式出具，并附在投标书中。如有增加或修正的各项，都应由投标书签字人签字证明。
2.投标书的报送
(1)投标书的密封与标志。投标文件及附件准备妥善后，装订成册，封皮可根据具体情况加以装帧。全部投标文件装入牛皮纸袋中再装入招标单位发放的专用投标纸袋中，如无专用投标袋，则用双层牛皮袋装好并四周密封，盖骑缝章，纸袋上应写明投标者的全称、地址，并注明是哪个项目的投标文件和投标时间。换言之，投标人应将投标书正本和每份副本分别密封在内层包封和一个外层包封中，并在包封上正确标明“正本”或“副本”;在内层和外层信封上都应：①标明负责开标的单位地址；②标明招标编号；③标明招标项目名称；④标明在投标截止日期之前不得开标。
(2)投标截止期。投标人应在投标截止日期前，将标书递交给招标人或其代理。
(3)迟到的投标书。招标人在投标截止日期以后收到的任何标书都将原封退回投标人。
(4)投标人在投标后可以在投标截止日期前，以书面形式通知招标人关于修改或撤回投标书的要求。经修改或撤回的投标书应按投标书密封和标志要求重新发送。
3.提交投标书的注意事项
在提交投标书之前要再次阅读客户的招标书，对照客户的要求检查看看有无遗漏。
(1)按时提交。特别是政府机构，对按时提交投标书要求严格，迟交的投标书不会被考虑接受。
(2)保证送达。一般投标书可以邮寄，邮寄时务必考虑充裕的邮递时间，以免错过投标截止日期。
(3)电话确认。在提交投标书之后，投标人要积极采取确认活动。应当给客户打电话，以确认客户已收到了投标书。几天后，还可以与客户再次联系，询问客户关于投标书是否有问题或需要澄清什么。这样以专业化的方式采取后续行动，会给客户留下一个好的印象。
(4)关注他人。如果投标人显得过分积极，则可能被客户视作是试图影响投标书评估过程的侵扰因素，因此不能过分。但是投标人还必须时刻注意到：其他竞争者是否在投标书提交之后，仍然与客户保持联系，他们做得是否过分。
(5)客户可能的态度。有些大企业，特别是政府客户，通常不会理睬来自投标人的后续联系。因为只有这样，才能做到没有任何一家投标人获得不公平的竞争优势，避免了对投标书评估过程的影响。这类客户通常会主动与投标人进行必要的沟通联系，联系通常以书面表格的形式进行，表中有一系列特定问题需要回答，或者还会包括需要个别投标人澄清的有关问题。如果是这样的话，投标人的回答必须迅速、及时地反馈给客户。