由于公开招标采购方法具有通过广告进行竞争邀请、投标一次性、按事先规定的选择标准将合同授予最佳投标商、不准同投标商进行谈判等特点，被普遍地认为最能体现着现代民主竞争精神，能最有效地促进竞争、节约费用和实现高效率及其它采购目标。但在一些情况下，由于采购对象的性质或采购情势的要求，公开招标并不是实现采购有效目标的最佳方法，人们对公开招标程序能否更好地实现采购目标也表示怀疑。美国著名采购学者亨瑞芝将人们对公开招标的主要异议归纳如下：
其一，除非投标包含有非常严格的规格，否则中标的供应商可能会提供了满足规格的产品，但并不能总是提供采购方期望的性能。
其二，中标的供应商通常靠降低产品质量来降低价格。提供高质量的生产厂商因没有价格竞争力而被逐出市场，采购方因此而采购了劣质产品。
其三，像航空和造船等一些主要依赖于政府订单的行业，有优势的投标商会得到所有的或绝大多数的合同而将竞争对手逐出该领域。于是，该投标商就可能利用其有利的地位随意提高价格。
其四，许多经济学家指出，当一个产业由二三个生产厂商控制时，即使没有价格共谋，也有可能形成多头垄断价格结构，生产厂商的价格行为非常理性化，就会形成追随领先者的格局。在这种情况下，公开招标不可能产生竞争。
因此，在一些情况下，必须采用其它方法予以补充，其中谈判采购就是一种主要的方法。谈判采购是通过讨价还价就诸如发货、技术规格、价款和交易术语等合同要件达成共识的采购。因此，谈判采购要求采购方和卖方就合同的细节进行面对面的商谈，而不能仅靠交换文件。与招标采购项下的产品特点相比，谈判项下的产品具有特别的设计或者特殊的竞争状况。此类产品很少形成竞争的市场，也没有确定的价格。因此，在采购和销售双方对产品制造、移交和服务的成本存在不同的估价时，就不可避免地要采用谈判方法。
1.谈判采购方法的利弊
利的方面：①凡特殊规格，独家经营或仅有一两家经营，而无竞标对象者，采用谈判采购比较合理；②有利于紧急采购，及时供应迫切需用之物资；③能对一切条款内容细节详细洽谈，更易达到适当价格之协议；④可选择适当的对象，并兼顾以往交易商服务实绩，确保交货安全；⑤有利于政策性或互惠条件之运用。
缺点：①无限制的独家谈判，易造成厂商任意抬高价格；②违反自由企业精神，助长企业托拉斯垄断价格，阻碍工商业的进步；③秘密洽谈，易滋生作业人员串通舞弊机会。
由于与招标程序相比，谈判采购程序是结构性较差的一种采购方式，具有较强的主观性，评审过程难以控制，容易导致腐败和不公正交易，因此，必须对谈判程序的适用加以严格限制并对谈判过程进行严格控制。
2.谈判采购的适用条件
美国采购学者亨瑞芝认为在下列条件下，谈判采购较之招标采购更能满足采购目标：
(1)采购设备独特而又复杂，以前不曾采购过，且很少有成本信息。比如一个新建的自动食品加工厂的传输线，在实际采购之前，需要对该传输线的安装施工、性能和成本细节进行技术谈判。
(2)当某类商品的价格因惯例、贸易法或供应商共谋而固定时，如果在某一领域有许多供应商，良好的谈判策略通常能成功地促使希望获得合同的生产厂商进行让步。
(3)当在某一领域供应商的数量很少或只有一个供应商，但拟购的产品可以由采购方自己的工厂生产，或者可从国外采购，或者有该产品的替代品时。
(4)当有几个供应商竞争提供该产品，但没有一个报价十分满意时，即没有供应商能满足采购方的价格、交货或规格要求。
(5)当对现存合同进行变更时。