出口方货运代理业务指货运代理从出口方货主手中揽取货物、接受货物到将货物交付承运人整个过程所需办理的手续。其基本业务流程如下。
1.揽货
揽货是国际货运代理企业的销售人员通过公关、宣传、协商等手段争取客户或货主，使其将进出口货物运输的相关事宜交由本企业办理的行为。揽货是货运代理企业赖以生存的根本，因此货运代理企业要增强自身的实力并采取一定的营销策略维护稳定老客户、积极开发新客户。
第一要与船公司保持良好的合作关系，有利于提高办理运输手续的效率，尤其对于杂货班轮运输有利于争取到优惠的运价；第二要与海关、商检保持良好的合作关系，有利于货物报关通关、检验检疫业务的顺利进行；第三要掌握专业保险知识并与保险公司保持良好的合作关系，提升单证处理能力，有利于增强服务优势；第四要打造优势航线，提升核心竞争力；第五要持之以恒地关心客户，与其建立长期、稳定的客户关系；第六要投入真诚和热情打动和开发潜在客户。
2.接受货主询价并向货主报价
作为货运代理企业，在接受货主询价时需要了解和提供以下信息。首先，向货主了解货物名称、种类，发到港、服务需求等基本信息，以便确定是否有能力接受货主委托。其次，如果是杂货班轮运输，需掌握发货港到各大洲、在各大航线常挂靠的港口的运价信息，主要船公司船期信息、报关费、商检收费标准等信息，并按照本公司对外报价表向货主报出货运代理费用，以便货主决定是否愿意办理委托运输。
如果是散杂货租船运输，运费或租金等信息已事先在租船合同中订立，货运代理需掌握报关、商检费等相关信息并向货主报价。
3.审核货主单证
当货主愿意办理托运时，便会向货运代理发出《出口货运委托书》及贸易合同副本、商业发票副本、产地证书副本、出口许可证、出口配额证明等随附单证。如果货物属于违禁品、单证不齐或者委托事项超越货运代理人的经营范围，货运代理可以不予受理。
4.接受货主委托
在接受委托之前要注意，委托书应包括货物名称、数量、目的港、运输船期、运费、托运人名称、收货人名称、通知人名称、装运日期、委托人签章等内容，并且必须注意委托书是否注明货物的运到期限，因为由于海上运输的不确定性很大，除特殊情况外不应对运到期限做出约定。
当货运代理企业接受货主委托时，则双方的货运代理委托合同关系成立。当然对于新货主，建议货运代理企业与货主签订正式的货运代理合同，规定双方的权利和义务，以避免不必要的纠纷。
5.代理订舱
货运代理接受货主委托后，应尽快与船公司联系订舱。如果是散杂货租船运输，货主已指定船公司，那么货运代理则直接向该船公司或其代理订舱；如果是杂货班轮运输，货主一般不指定船公司，那么货运代理则根据装运期、船公司船期、船公司运价等相关信息跟合适的船公司或其代理订舱。当承运人或其代理接受订舱，则托运人和承运人之间就构成了海上货物运输合同关系。
具体做法是：货运代理根据委托书及其他随附单证缮制托运联单(托运单、装货单、收货单)并发给承运人或其代理，若承运人或其代理接受订舱即在联单上签字盖章并填入船名，然后留存托运单并要求托运人抓紧备货，同时把装货单和收货单退回货运代理。
6.代理报检
货运代理代表货主填写《出境货物报检单》,并提供贸易合同、信用证、发票等相关单证，向检验检疫机构报检。检验检疫机构对货物检验检疫合格后，出具《出境货物通关单》以办理通关手续；如不合格，则签发《出境货物不合格通知单》,不准出口。
7.代理报关
货运代理代表货主填写《出口货物报关单》,并持承运人或其代理签字退回的装货单、贸易合同、发票、进出口许可证、原产地证明书等单证到海关办理出口报关手续。海关同意放行后，即在装货单上盖放行章，货运代理凭以向港口仓库发货或直接装船。
8.代理保险
货运代理根据货主的要求或者代表货主的利益选择合适的货运保险类别、填写《保险单》并向保险公司投保。保险金额通常以发票cif价加成投保，加成比例根据贸易双方约定，如未约定，则一般加10%投保。
9.货物集中港区并装船
货运代理将货主备好的货物集中到港区，将收货单和海关盖章的装货单交给代表船公司的理货员，经确认海关放行后即可装船。装船时，理货员负责货物的整理与清点。若装船货物数量、品质与包装等与托运单相符，则理货员在装货单上填入装船日期和时间、装入舱位和实收货物情况，并签字后由大副留存；同时和大副共同在收货单上签字，并经理货员退还给货运代理，货运代理收到的是清洁的收货单。
若货物与托运单不符，则理货员需要在装货单上按照实际收货情况修改，签字后交由大副留存；同时大副需要在收货单上做出相应批注，并和理货员共同签字，并经理货员退还货运代理，此时货运代理收到的是不清洁收货单。但由于带批注的收货单无法获得清洁提单，因此一般货运代理会和货主沟通并由货主出具保函，从而获取清洁收货单。
10.支付运费并换取提单转交货主
当货物装货完毕，船公司根据收货单上实收货物数量计算运费。在运费预付的情况下，货主需要先支付运费给船公司，待运费到账后，货运代理持收货单到船公司换取清洁提单。货运代理也可以替货主垫付运费，当然这种行为风险较大。
货代拿到提单后需确认提单上的日期与收货单相符，并且在信用证规定的装运期之前。货运代理拿到清洁提单后及时转交给货主，以便货主在信用证规定的有效期前去银行结汇。之所以需要清洁提单，是因为信用证中一般规定只有出具清洁提单才能结汇，这也是为什么要获得清洁收货单的原因。
(二)出口港船舶代理业务流程
1.审核托运单证
船舶代理接到托运联单后应认真审核，检查托运单证的填制是否清楚、真实、准确、完全；对单证中存在的问题和疑问应全面、细致地向托运人询问，避免误解；对托运人的不合理要求可以提出修改意见进行协商；对承运人无法履行的事项要求托运人取消或改变要求；对于违反法律规定，侵害第三方利益或国家、社会公共利益的要求，有权拒绝承运。
2.接受托运并签发托运联单
船舶代理接受托运后，则在托运联单中填入船名，并在联单上签字盖章，留存托运单，退回装货单和收货单。若为散杂货租船运输，则将租船合同中确定的船舶名称直接填入即可；若为杂货班轮运输，则根据货量、装运期、到港等托运要求确定合适的船舶，并将船名填入。
3.编制装货清单和积载图
船舶代理根据留底托运单编制装货清单，完成船舶配载；并依据装货清单编制货物积载图，用于货物积载。所谓船舶配载是指承运人或其代理对于所接受的货物按航线和装运期限进行分类，将相同航线和相同装船期限的货物安排在同一艘船舶运输，并将同船同航次的货物汇合编制成装货清单的过程。
所谓积载是指为保证船舶稳性及船舶结构安全，在装载货物时按照货物积载图对货物谨慎而适当堆放的作业行为。装货清单和积载图编制完毕后分别送交装卸公司和理货公司，用于货物装船。
4.编制载货清单，办理船舶出口报关
货物装船完毕后，船舶代理根据实际装船情况编制载货清单，办理船舶出口报关，海事部门准予开航，得到结关证明书，船舶即可开航。
5.将相关单证寄往进口港船舶代理
出口港船舶代理将提单副本、载货清单、货物积载图等单据随船或寄往进口港船舶代理，用以卸货港船舶代理安排船舶进口报关和货物卸货事宜。
(三)进口港船舶代理业务流程
1.做好卸货准备，办理船舶进口报关
船舶代理接到提单副本、载货清单、货物积载图等相关单证后，编制进口载货清单等卸货单据，并约定联系泊位、约定装卸公司，做好卸货准备。同时凭进口载货清单办理船舶进口报关。
2.通知收货人船舶到港日期
船舶到港前，船舶代理以邮寄、电报、传真、e-mail等方式向通知人发出船舶预订到港时间(eta)的通知，确保收货人及时办理提货，同时作为承运人已将货物运到目的港的证明，并作为承运人处理无人提货起算时间和计收保管费的依据。
3.组织卸货
船舶代理将进口载货清单、货物积载图、卸货方案等卸货单据交于港口和卸货公司，卸船时代表船方的理货员负责鉴定货物状态和清点数量，若货物溢短或残损，则编制货物溢短单或货物残损单，并经大副确认。
对于普通货物，一般将货物卸入仓库或堆场，再由收货人到此提货，这种方式称做“集中卸船、仓库提货。对于危险品、重大件、贵重货等，货物卸船后直接装上收货人的运输工具，这种方式称为直接提货，在港口称做直取作业。
4.签发提货单、放货
核实收货人付清费用后，船舶代理收回收货人出具的正本提单，并签发提货单，注意提货单内容与提单内容应相一致。然后收货人凭提货单到仓库、堆场或船边提货，提货单留存港口备查。
(四)进口方货运代理业务流程
1.做好提货准备
货运代理应保持与进口港船舶代理的联系，随时查询、及时掌握货物动态和运抵目的港的信息；同时保持与收货人的联系，做好提货准备。
2.代理报检
收货人向银行付款并得到提单，货运代理填写《人境货物报检单》,并提供贸易合同、发票、提单等有关单据向卸货港检验检疫机构报检。检验检疫机构审核单证，若符合要求则计收费用，并签发《人境货物通关单》供报检人在海关办理通关手续。
3.换取提货单，办理货物进口报关
货运代理凭提单向船舶代理换取提货单，填写《进口货物报关单》,并持提货单、贸易合同、发票等相关单据向海关办理货物进口报关。
4.凭提货单向港口提货
货运代理凭提货单到港口仓库、堆场或船边提货，并支付相关费用。若货物发生残损、溢短情况，向船舶代理索要《货物残损单》和《货物溢短单》,作为索赔依据。
5.办理检验检疫适宜
货物通关后，货运代理应及时与检验检疫机构联系检验检疫事宜，并于提货后进行检验检疫。检验合格后检验机构签发《入境货物检验检疫证明》,准予销售、使用。