一般而言,信用政策的形式和内容会因企业的目标、组织结构、业务内容的不同而不同,但基本内容应包括信用管理的目标、组织结构及职责、信用管理政策、商账追收政策等部分。另外,企业可以根据其所在行业的特点,以及流程的具体需要加入相关的内容,说明工作的具体流程。
(1)目标
物流企业欲提高销售、降低风险,就应设立相应的指标来描述。指标要具有可操作性,通常信用政策设定的目标有:通过合理的信用销售支持公司的销售目标;合理的回款速度;低于行业平均水平的坏账率;提供高质量的客户服务。
例如,本企业的信用目标是:每月的逾期应收账款控制在9万元以内,逾期天数不要超过35天,货款回笼周期(信用周期)不超过55天。
(2)组织结构
信用政策要规定信用部门的构成、组织图表、工作范围、权责界定,同时还要界定信用部门与其他部门的权责划分以及特殊情况下的处理。
物流风险菅理
例如,信用部门由财务副总监直接管理,财务副总监则需对公司总经理负责。信用部门内设四个岗位:公司信用经理,全面管理信用部门的应收款项和商账追讨,信用额度审批权限为50万美元,高于50万美元的需经财务副总监同意;区域信用经理,负责各自管辖区域内的应收款项和商账追收,审批权限由公司信用经理赋予;在任何情况下,信用额度审批权限都不得超过10万美元;商账追收员,协助区域信用经理开展商账管理业务,通常情况下,对小额的商账追收和折扣有直接决定权;信用调查员,协助区域和公司信用经理调查新、老客户的信用状况。
(3)信用管理政策
这部分将规定信用管理的一系列具体条款,包括信用申请、信用标准、信用额度、信用期限、现金折扣的确定等。
①信用申请
通常,所有客户都必须通过填写信用申请表来申请建立信用账户。对于首次申请的客户,信用部门必须要先调查该客户的信用状况,调查途径可以是获取银行报告或了解以前的交易记录,也可以向信用调查机构和行业信用协会购买该客户的信用报告。区域或公司信用经理根据所获得的信用信息确定该客户的信用额度。若申请的信用额度高于5万美元,应要求对方提交最近月份(年度)的财务报表。公司一旦决定授予该客户信用期限(如30天),那么以后的任何变动都必须经公司信用经理和销售经理审核同意。只要客户的应收账款在信用期内并不超过其信用额度,那么他可随时获得产品和服务。但是,一旦客户新下的订单使得其应收账款超过同意授予的信用额度,那么必须经区域和公司信用经理的审核才能决定是否成交该笔销售业务。
②信用标准
信用标准是指企业给予客户信用时所要求的最低标准,如果客户达不到此信用标准,则不能享受企业的信用或只能享受较低的信用优惠,通常用客户的信用等级来衡量。如某企业只对信用等级在三级以上的客户提供信用销售,则三级即为信用标准。制定信用标准要符合企业的实际情况,过高或过低都不利于企业的发展。
③信用额度
信用额度又称信用限额,是企业根据客户的偿付能力给予客户的最大的赊销限额,即授予某客户在一定范围内可以赊购的权利,超过此范围,必须用现金购货。它实际上也是企业愿意为某一客户所承担的最大风险额。
根据时间长短,信用额度可分为长期信用额度和短期信用额度。长期信用额度往往以一年为限,也有超过一年的,长期信用对于稳定公司客户关系和销售量是很有好处的。短期信用往往不超过一年,多数在一两个月以内,短期信用有利于促进公司当期销量的提升。短期信用的发放是长期信用的基础,一个不能享受短期信用的客户,是不可能享受长期信用的。