1．在工程前期，要收集各种研究报告、报批文件、设计文件、征地拆迁资料，按照时间的顺序、类别、重要程度等立卷归档。要特别防止资料流失。
2．在施工准备阶段，要收集各种合同、协议、纪要，对资料的收集整理提出明确要求。如：在资格预审文件、招标文件中载明竣工资料应提供的套数、费用、时间、责任等，对招投标阶段所用纸张的大小也要提出要求，以便资料的整理。
3．在施工阶段，要收集开工报告、参建各方的往来函件、施工及监理原始记录、隐蔽工程资料、各种报表等。
4．在工程后期，参建各方要及时写出工程项目执行情况的报告，对各种技术资料进行统计、汇总、评定，绘制竣工图，整理音像资料及施工、监理日志等，避免完工后人员分散，资料收集整理困难。
5．在收集整理资料时，正本一定要使用原始件，签章手续完备。要建立项目资料的统计、检索
系统，将资料分类目录及相关资料存入计算机，使资料的收集整理科学、规范，便于利用。