首先用户微机上必须安装常用的文字处理软件。如word、 wps（低版本）、wps 2000等。其次，要学会区分磁盘中的文件类型，即由何种字处理软件生成。如word处理的文件其后缀名为＊.doc，wps 2000处理的文件其后缀名为＊.wps。这里要注意将其与wps（低版本）或ucdos软件生成的wps文件相区分，可直接用wps（低版本）或ucdos软件调用带wps名的文件，不能调用的是wps 2000处理的文件。四通打字机生成的一组文件中，有一后缀名为＊.fmt的文件，用 wps（低版本）软件不能直接调用，而显示为“ms2401”等字样。以下是具体的操作方法：
1.word所处理的文件。先运行word软件，选择“打开”调出文件，点击文件菜单栏“另存为”，将该文件换名另存，注意同时将文件名下方的保存类型栏“word文档”改为“纯文本”，点击“确定”后退出。记住换名存盘后的文件名，在方正书刊排版软件中选择“读入文件”，将文件直接读入即可。
2.wps 2000处理的文件。使用方法与word软件基本相同，将其改名另存为文本文件即可，该软件处理的文件要与wps（低版本）及ucdos处理的文件区别开。另外wps（低版本）和word软件中如遇到分栏情况，应在文件栏菜单中选页面设置，取消分栏再进行转换，否则，方正软件无法正常处理该文字。
3.wps（低版本）或ucdos处理的文件。调用该软件后。选择f（文件服务功能），然后在菜单中选择”1.由 super－wps格式到文本格式”后回车，再依次输入源文件名和目标文件名。遇到有分栏的情况，应用ctr＋kn，然后用f4、f5定块，逐块搬移，再进行转换。
4.四通打字机。目前，仍有部分用户在使用四通打字机，而许多校对好的文字材料如不利用会十分可惜，若重新打印、校对，工作量太大。常用的四通打字机的型号为ms－2401，此种文件可利用wps（低版本）或ucdos中的文件服务功能，在菜单中选择“2.ms－2401格式到super－wps格式”进行第一次格式转换，再用该菜单中的“1.由super－wps格式到文本格式”进行第二次转换即可。另外，还有几种较新的四通型号，如四通2411，它所处理的文件需要在客户的四通机上，利用该型号打字机本身提供的服务功能，将文件转换成ms2401格式或wps格式然后加以利用。
要注意的是，这些软件所处理的表格无法转换再利用，需要重新录入、排版。
转换完成后，即可对文件进行排版、添加换行换段符、定义字体字号等。由于在方正书刊排版软件中，space键形成的空格将视作空半格处理，这样会导致排版结果中有不该留的空隙。可以在排版完毕后利用方正书刊排版软件中的替换功能，将空格替换掉。即替换时用space键输入空格后，直接连续回车，即可将文中所有空格全部去掉。使用这种方法时建议先存盘再替换，以保证如出现替换错误，可以选择不存盘退出。如原文为英文，则不用替换；如为中英文混排，应视情况做手动调整，以免带来不必要的麻烦。
另外，文中的一些符号，特别是四通中的“（一）”、罗马字序号、破折号等，有时需要删除后重新输入，因此可 以在排版后进行显示、检查并予以更正。待样稿输出后，应要求校对人员对文章进行仔细校对，便于发现转换过程中出现的乱字符及不正确的换行换段、字体定义等问题