pdf最初是作为一种联合印刷广告传送程序中的可选文件格式。该程序支持超过1600份日报、周报、月报的广告数字化传输。并且它不仅被用在黑白广告上，也用作彩色广告。因为pdf的广告具有文件小的特点，它在今天被作为包括许多电讯部门的理想文件传输格式。pdf确保数字广告能够在全球的任何地方的传输达到高速、一致。但是既然pdf文件能够应用到全球报纸广告传输，那为什么不能在其他的出版物中得到更广泛的应用呢？为了了解其中的原因，我们需要知道pdf的价值所在以及在pdf广泛应用中存在些什么障碍。
pdf在许多领域都有很高的应用价值，这是因为pdf具有许多特性。其中包括设备独立性（pdf与所使用平台无关）、页面独立性。除此之外，pdf带有一个可自由随意阅读器的交叉平台支持。设备页面独立性是其中的关键因素。在自动化程度日益提高的今天，要求在不同环境中的不同设备上显示、输出相同的文件。
尽管postscript已作为许多输出中心公认的格式，但是该格式对每一台设备都要求安装相应的软件。postscript既不支持页面独立性，也不能在最终的文档中预览或选取一个单一的页面。
完整的pdf文件包括所有的字体信息和图像信息。另外，假如有一个良好的颜色管理协议，那么就可在不同的平台诸如macintosh、windows和unix上看到相同的文件。这就使得pdf成为软打样在内容上甚至在颜色上的一种理想格式。
尽管像adobe pagemaker、illustrator和photoshop等一些应用程序允许用户保存或导出为pdf文件格式，但是这不是人们想象中的本地应用程序文件。直到如今还没有一种应用程序允许对pdf文件进行完整地操作。最近发布的设计和页面应用程序软件adobe indesign宣称本地的pdf页面程序文件可以直接用于印刷。
adobe distiller应用程序可将postscript转换为pdf文件格式，是为印刷而制作pdf文件的最好方法。然而问题是用distiller创建一个pdf文件之前必须在机子上安装哪些应用程序。可否用dsitiller来直接创建一个pdf文件。当然，这得依赖于在出版过程中你所处的位置。假如你是一个设计人员，把pdf作为adobe设计软件包，包括indesign、illustrator和photoshop的固定格
式或许是件好事。pdf允许无接缝的设计，创作和编辑，然而，这些基于pdf的方法将融合到quark生产工作流中。假如你是作为印前服务中心的输出人员，你可能很乐意接受quark中的pdf或在distiller中创建的其他应用程序文件。
新版pdf1.3版本的另一个重要特性是它提高了对文件的编辑能力。虽然很早以前pdf就有对文件进行编辑的能力，但是所需工具还是不能轻易获得。和pdf1.3一样，最近发布的adobe acrobat4.0在市场上已占有很大份额。它对文档的编辑能力包括对文本的控制，还有对photoshop扫描图（栅格图）和illustrator插图（向量图）的控制。这种编辑能力使pdf作为一种传输格式甚至作为一种产品格式的潜力得以扩展。
作为一种文件传输格式，pdf可以在提供内容的地方创建并把文档传给印刷部门或其他相关部门。当然，这种文件格式本身的特性远不能满足对文件接收者的要求。出版、印刷部门在接受这些应用程序文件时还存在许多总是因此还有待于更新版本的文件格式的出现。
由于有了adobe acrobat软件，印前系统和输出设备才支持pdf文件的印刷。pdf文件的印刷支持是通过adobe acrobat来完成的。实际上，这就创建了一个可以为这些系统和设备接受的postscript文件。然而随着postscript3 rip的发布，pdf文件不必要转换到postscript或acrobat中就可直接运用。
现在几乎所有的输出设备都配备有adobe postscript3 rip或其他附件。它们支持pdf文件作为输入文件格式，依过程实现不同类型。它会影响许多诸如陷印、套准的印前任务。当前，本地pdf文件的陷印和套准局限于一个新的印前工作流和一些第三方的应用程序。然而，随着陷印套准软件新版本的发布，这一状况将得以改善。
pdf的另一应用是作为内部操作格式。内部传输格式是在印前输出系统中的文件格式。这种格式支持输出过程中的陷印、套准和编辑。
作为一种内部传输格式，agfa最先在它的apogee产品上成功应用了pdf。但是fuji（富士）、valiano系统和海德堡印前系统正在讨论它的新的印前工作流系统，将把pdf作为一种传输格式。
scritex、barco、rampage、screen和其他系统已实现在其工作流内部的pdf无缝完整连接。pdf文件转为内部操作格式。最后，一旦客户要求输出平整、准确的页面时，就可能不会有什么大问题。
由于支持本地pdf的特殊印前软件包的应用有限，东方彩虹已采用了agfa的apogee系统。然而介于它的发展和应用尚未完善，其工作效率仍旧缓慢。
今天，计算机直接制版（ctp）大约15％的工作是用pdf格式传给印刷者的。首次用pdf传送ctp工作是在1998年7月，并且已证实有1/3的印刷客户接受pdf文件。这就打破了以往tiff／it和软片输出的垄断局面。
在预分色工作流中，图像文件通常被存为dcs多文档格式。这样的好处是cmyk每一种颜色都以四个独立的文件通道存在。一旦把它置入quark或其它页面排版软件中，就可从应用程序分别打印各色文件。换句话说，应用程序为图像文件每一色、每一页创建了独立的postscript页面，并把分色图像文件分配到相应的页面中。
排版过程中，存贮的图像文件并没有被分成单个的文件或页面，而且作为一个单独的文件保存下来。其中包含所有的图像颜色数据。当把文件放入页面应用软件中并打印输出时，你打印的是一个合成的postscript文件（所有的颜色信息包含在一个文件或页面里）。该文件通过rip得以分离。通常这样就可保证工作流更简单、更可靠，就更能体现“所见即所得”。你对在显示器上合成的文件的同时打印出
合成的文件。
假如你想在排版过程中用预分色图像格式，你就需要在photoshop或带有创建postscript文件同时把分色图像合成功能的软件来合成图像。另外，某些预分色工作流系统有处理这一问题的特殊规定。因此假如文件格式是预分色图像文件，那么你就得做大量的工作使之转换到排版工作流中。
另外一个有关pdf的重要问题是文件输出的正常性问题。其中包含“非专业”出版市场的文件。在许多情况下，pdf的创建生成一个能在不同rip和输出设备中通用的格式。
显而易见，pdf将给出版过程中从设计到页面制作整个输出带来很大的益处。acrobat与pdf文件的继续完善和发展将给印刷及网络带来极大便利。另外，由第三方提供的acrobat插件和应用程序将会进一步支持并扩展其功能，使得pdf工作流得到更广泛的应用。
现在，pdf工作流推广使用过程中的最大障碍将是文化因素。尽管把实现过程所需工具摆在面前，但是要使人们能处理这些新的输出过程需要一段时间。那些不情愿采用新技术的人还有待于把他们的思想从传统的生产过程转到数字生产过程。
随着pdf的广泛应用，印前的整个过程也将发生变化。尽管在今天的生产过程中仍需要有一个专门的印前厂房来处理opi的陷印。但不久的将来这一状况将得以改变。
pdf的使用也使得压缩技术得到了实际的应用。文件小不仅可使最终文件输出过程的传输变得容易，而且也会在很大程度上缩短输出设备的生产流程。当然，这一任务的顺利完成在于工作人员的熟练程度。
pdf正在给整个印刷过程带来改观。虽然在普及应用上还存在障碍，但是它在整个出版输出过程中的优势日益突现，有极好的应用前
景。相信在不久的将来，pdf将得到更为广泛的应用，成为一种通用的文件格式