客户的文件经常会有多个厂家的中、英文字体，而输出中心的rip软件或照排机字库只有一两个厂家的字库，这时发排文件时只有对中英文字体进行下载。软件中的ppd会把全部中文或全部英文下载，虽然也可以输出，但同时隐藏着许多问题。比如下我全部字体的速度非常慢，并且下载的字体是truetype格式的字体。有时会造成字体跑位，个别字体还会缺少笔划。
“更新ppd”的作用是通过网络查询照排机或打印机内的字体种类、数量，形成一个新的ppd，当发排选择这种ppd下载字体时，该ppd指示发排软件下载照排机或打印机中没有的字体。对于已有的字体不再下载，满足输出的要求。
在苹果电脑上更新ppd，方法是在选配器中选择ps printers8.3。 通过appletalk选中照排机或打印机的名称。然后在pagemaker软件中选择”增效工具”／”更新ppd”,再选择待更新的ppd。如“scitex dolev800”等，在“选项”中选中“包括打印机硬盘字体”，即可生成一个带“＊”号的ppd，即更新过的ppd