首先,需要明确界定企业商业秘密的范围。
大部分企业在与员工签订劳动合同时,都会约定保密条款,或要求员工同时签订保密协议、竞业禁止协议等文件,企业是希望将保密义务、概念及相应违约责任尽早植入员工的意识当中,希望能对员工形成威慑作用,降低泄密风险。但是,保密协议签完之后,员工往往不清楚哪些资料及信息属于企业的商业秘密,需要保密。
因此,企业应先对企业商业秘密范围进行界定,对商业秘密进行保密级别划分并予以明确以实施分级保护。未经分级分类并采取保密措施的企业资料信息,员工可以轻易获取,即使发生泄密,企业也难以举证,难以获得法律的支持和保护。
其次,对于商业秘密要采取切实的保密措施。
根据2017年11月4日通过修订的《中华人民共和国反不正当竞争法》第九条第三款规定:“本法所称的商业秘密,是指不为公众所知悉、具有商业价值并经权利人采取相应保密措施的技术信息和经营信息。”由此可见,企业的重要资料及信息需要经企业采取相应保密措施与其他资料及信息区分开,才能成为商业秘密。
商业秘密保护管理制度的制定和落实,既是现代企业管理制度的完善,也是法律认可的重要保密措施。企业可以根据自身实际的生产经营特点,在以下方面建立相应的商业秘密保护制度:
1、 商业秘密资产识别管理:
明确商业秘密资产的识别和管理的要求,通过识别和管理明确商业秘密保护对象。
2、 泄密风险评估:
对商业秘密资产进行泄密风险分析和评价,以便根据风险级别作保密级别划分以配合采取相应的保密措施。
3、 内部保密管理:
1)规定商业秘密保密级别划分标准、商业秘密标示方法、保密期限确定等内容;
2)确定商业秘密载体的制作、发放、使用、保管、存档及销毁的相关程序要求;
3)规定保密管理工作核查职责、方法、记录、核查结果通报等内容;
4)明确保密奖惩方式,对发生泄密事件及违反保密规定。
4、 保密部门、保密人员管理:
1)对保密载体存放区域,就人员出入、携带物品、区域内活动等作具体规定,并在区域内设置监控设施;
2)对涉密人员,对岗前、在职、离职等不同阶段有相应的管理规定,例如规定岗前对涉密人员进行背景审查,在职签订保密协议、作保密意识保密行为准则培训,离职时保密资料收回、保密承诺和竞业禁止协议的签订,离职后动态跟踪员工新就职企业的产品生产情况以及其与企业原有客户同类产品交易情况等。
5、 办公保密管理:
1)规定员工使用个人计算机、互联网时的信息安全使用准则;
2)涉密会议的地点、人员、携带物品、资料发放及回收等。
6、 对外保密管理:
1)规定对外接待人员提出级别、行为、提供资料、行程安排等保密要求;
2)规定对外合资、合作过程中参与人员的保密行为准则,合作事项资料、信息的保密管理等。
7、 信息披露审查:
信息披露包括对外宣传报道、成果发表、上市公司报告、广告发布、产品推介等,规定对外披露信息的保密要求以及审查要求。
最后,在落实商业秘密保护制度的过程中,要特别注重证据的妥善保管。员工劳动合同、保密协议、竞业禁止协议、员工保密培训记录、会议纪要、保密资料和信息的使用记录等等,这些资料在日常工作中虽看似无用、琐碎,但一旦发生泄密事件等法律纠纷,这些资料是关系到企业能否实现维权的关键要素,因此企业必须重视。