1. 小心别丢掉自己的邮件
在我们以往使用的pop3邮件服务系统中，有的客户端本身设置了定时收取邮件以及收取邮件到本地之后，自动删除服务器邮件的功能。如用户在pc端用经典邮件管理器foxmail收取邮件，在邮箱账户设置中，如果在“接收邮件”设置项目下，将“在邮件服务器上保留备份”复选框的选择去除，这样设置之后，当pc上收取邮件之后，如果再用手机、平板等设备，或者在其他电脑上在网页上登录邮件服务器，就都无法再收取到先前的邮件了。此外，如果虽然选择了“在邮件服务器上保留备份”选项，但同时也在下面选择了“在n天后删除”（例如5天后），那么，当第一次收取邮件的5天之后，使用其他设备或平台，也同样无法再收到先前的邮件了。
此外，某些邮件客户端具有远程管理功能，例如上述foxmail邮件管理器就具有这样的功能，当用户在远程窗口选中了要处理的邮件，并用ctrl+t组合键执行收取操作后，邮件被收取到本地存储，但同时也会删除邮件服务器上的邮件。这样，用户同样也不能在其他设备或平台上再收取到同样的邮件。
小技巧：
避免本地邮件管理器或客户端删除邮件的最有效方法是，不使用pop类型的服务器设置，改用其他类型。具体原理、方法后续段落会详细讲述。
2. 不同类别邮箱如何管理
初次安装了qq邮箱客户端之后，由于软件中尚无任何一种可被管理的邮箱，因此，会首先弹出添加邮箱账户的选择列表。这其中有我们最为熟悉和常用的qq邮箱、exchange邮箱、163邮箱、outlook邮箱等。对于这些类别的常用邮箱账户，由于其服务器配置参数已经是人所共知的事实，因此，软件也很容易将其设置为自动化的内置功能。这样，用户只需直接填上自己的邮箱账号和密码，其他的步骤都可以由软件来代办，不需要像以往那样填写stmp或pop3等地址。
但是，还有一些特殊邮箱由公司自行配置服务器，则无法被邮件自动识别，需要手动添加服务器地址。在qq邮箱“添加账户”页面中，单击最后一项“其他邮箱”选项，然后先输入邮箱的账号和密码；下一步进入收件服务器设置窗口，我们看到邮件服务器的具体设置还分为imap和pop两种选择，只需从中任选其一，然后分别填写收件服务器和发件服务器的服务器名、用户名、密码、端口号等信息，确认无误后，点击“完成”即可配置好邮件服务器。
小提示：
大家可能注意到，邮件服务器的设置中有一个ssl选项。ssl（secure sockets layer ）是安全套接层，是为网络通信提供安全及数据完整性的一种安全协议。当使用ssl协议时，需要同时修改收发服务器的端口号。pop服务器的ssl协议端口号为995，imap服务器的ssl协议端口号为993，smtp服务器的端口号为465/994。如果关闭了ssl协议开关，需要将端口号改回来，即pop服务器为110，impa服务器为143，smtp服务器为25。此外，在发送邮件的时候，如果勾选了ssl选项，相当于本地邮件服务器直接加密邮件后发送；而如果没有勾选ssl选项，就相当于本地服务器用普通方式发送。
那么，qq邮箱设置中提供的impa和pop邮件服务器，我们该选择哪一种呢？是不是随便选择任一种都一样？其实，这里边有一定的学问，涉及到了邮件的安全性和一致性的问题。imap的全称internet mail access protocol，意思是交互式邮件存取协议，它与我们熟悉的pop3类似，是一种邮件访问标准协议。但有所不同的是，如果选择了imap协议，在邮件客户端收取的邮件会保留在服务器上，同时在客户端上的操作也都会反馈到服务器上。比如对邮件的删除操作、邮件状态标记等，都会直接反映在对服务器的操作上。我们可以这样理解，这种协议对邮件的管理是直接对远程服务器的操作，而不是对本地邮件的操作后再进行同步。无论是从网络浏览器登录邮箱，还是通过邮件客户端登录邮箱，我们最终看到的邮件内容以及邮件状态都是一致的。这样就保证了多平台、多设备管理自己的邮件的一致性，避免了用pop协议收取邮件的弊端，即容易发生多次下载同一个邮件，或者发生邮件丢失等现象。imap协议是通过在邮件客户端和网络之间进行双向同步，来实现多平台、多设备邮件内容的一致的。
3. 打造自动高效的邮件管理器
通过给邮件设置提醒功能，即可实现新邮件提醒diy，这样就可以给邮件赋予类似短信或微信的“即时提醒”功能。在qq邮箱设置窗口中选择“新邮件提醒”，进入新邮件提醒设置窗口。首先开启“新邮件提醒”开关，我们可以选择用声音提醒还是要振动提醒，还可以二者皆备。不但如此，还可以为新邮件设置不同于系统提示声音的特殊音效，更可以为特别的人设置特别的邮件到来提醒音效。更为体贴的是，由于邮件管理系统具有广告识别过滤功能，而对于广告邮件的到来，如果也提醒我们的话，只能是浪费时间，因此提供了“广告邮件不提醒”的选择开关。此外，如果希望不太重要的邮件也不要提醒，那么还可以设定只提醒重要的邮件。而对于夜间休息时段（22点到8点的时段），即便是有重要的事情，也很少有人用邮件这种方式联系，因此，此段时间没有必要开启邮件提醒功能，这时只需将“夜间免打扰”选项开启即可。
对于我们在一个邮箱中管理的邮件来说，管理器本身并未对邮件作出分类。但有时我们希望缩小邮件浏览的范围，如果通过翻页的办法去寻找邮件，效率太低。这时，可以利用qq邮箱提供的多维度邮件搜索功能，实现有目标的搜索邮件内容。只需在邮件列表窗口上方输入希望搜索的邮件内容关键词，然后再确定要搜索的范围是邮件发件人或收件人，还是主题或全部内容，点击“开始”进行搜索即可马上缩小邮件范围，快速获得自己所需的邮件。
至于pc端与手机端邮件同步，由于前文建议选择imap协议，因此，在这种“同步”协议的支持下，各种邮件终端或客户端上的邮件列表始终都会与服务器端保持一致。
4. 邮件附件文件的使用问题
邮件附件在邮件管理和使用中的地位非常重要。尤其是用手机管理邮件，不少用户都为“附件中的文件存到哪里了”、“怎么才能将邮件附件导出到电脑中”这样的问题而困惑？其实，这些问题都可以在手机端直接解决。
首先是手机邮件附件的保存位置问题。进入qq邮箱的“设置”目录，通过“附件默认下载目录”，可以看到当前邮件存储的位置。之后，直接通过手机文件管理器，进入此目录，即可看到邮件附件文件了。或者直接点击设置目录中的附件默认下载地址，在弹出的窗口中选择打开邮件附件的应用（例如wps office），随后会列出可打开的邮件附件列表，点击某个附件即可打开阅读或者另存。
而关于能否将附件保存到自己设置的sd目录中的问题，其实解决办法也很简单。安装邮件管理器时，直接将邮件管理器应用安装到sd中，则邮件直接会被保留到外置的sd中。如果因先前将邮件管理器安装到了手机的内部存储空间，可以使用系统提供的应用搬家功能（或第三方软件管理工具提供的应用搬家功能），将应用搬迁到sd中，这样邮件也会随之被搬迁到sd中存储。
小技巧：
如果要将附件中的文档编辑后如何再次快速上传保存，可先通过本地应用程序直接打开附件编辑，编辑之后保存，然后通过qq邮箱的“上传文件”功能，选择刚才编辑过的附件文件上传，文件就会被保存在自己的qq邮箱中转站中。
5. 邮箱本地的安全管理问题
对于手机等移动设备，由于大多数时间都是机主本人在使用，因此人们往往习惯于将密码的登录设置为自动。这样，每次开启客户端，不用输入账户和密码就能收取各邮箱账户中的邮件，非常方便。但潜在的隐患也是很明显的，一旦你的手机落入别人手里（最有可能的是家人的手里），那么别人也可以轻易地看到你的邮件。若是手机丢失或被盗，那么后果更是不堪设想。
为了预防这种情况的发生，我们可以在上述账户密码的基础上，再为邮箱管理软件设置一层或两层密码。第一层密码是使用qq邮箱管理器本身提供的手势密码加密本地所有邮箱。具体方法是：在qq邮箱的主页上点击右上角的竖式三点按钮，然后选择“设置”项，进入设置窗口后向下滑动找到“手势密码”一项并点击开启，随后开启“手势密码”选项开关，设置自己的手势图形密码。
如果对邮箱管理器本身提供的手势密码还不够放心，那么还可以利用带有“程序锁”功能的安全软件（如360安全卫士，或其他软件，只要有此功能的都可以），为qq邮箱再设定一组不同的手势密码。启动安全管理软件并从功能分组中滑动到“程序锁”，设置程序锁手势密码，然后再设置密码安全问题，最后在程序窗口中为需要保护的邮箱管理软件“加锁”。设置了由安全软件保护的手势密码之后，要打开邮件管理软件，首先弹出的是安全管理软件设定的手势密码输入提示，如果同时设定了邮箱管理软件自身的手势密码，随后还会要求输入另一组手势密码，才能进入邮箱。
——电脑爱好者