为什么要用企业邮箱
无论是对新兴的还是有着悠久历史的企业，目前，企业邮箱都已经成为企业日常运作不可或缺的工具。
使用企业邮箱，会给企业带来如下的好处：首先，所有员工的邮箱均为“name@域名”形式，有助于树立统一的企业形象;其次，当外人收到一封企业邮件时，可根据来信域名方便地查询企业网站，这样企业在日常通信中可毫不费力地附带宣传自己;第三，企业员工离职时，企业邮箱可以顺利收回，从而将所有业务联系保留和延续下来，若日常工作使用个人邮箱，员工离职不会上缴，客户可能仍然与其个人邮箱联系而被一起带走;第四，企业邮箱的系统管理解决了企业信息的安全性问题，通过企业邮箱进行管理，可以有效避免企业信息泄露。“企业的信息或数据有它自己的保密性，安全是每一个企业所追求的。”
统一使用企业邮箱，可以方便地对工作邮件备份、监控、管理，防止邮件意外丢失;企业邮箱可方便地自行管理，可自由命名、分配容量、自行群发、分组、修改密码、设定功能限制等，这些都是个人邮箱望尘莫及的;同时，企业邮箱的群组等功能提高了工作效率，增进了内部沟通和协同办公能力。”
自建还是外包
显然，企业邮箱数量在以人们难以想象的速度发展。企业在建立邮箱的方法上，目前有两种选择：企业自建邮箱和将邮箱外包给专业的邮件服务公司。
自建邮件系统就是自己购买邮件服务器、存储设备、反垃圾网关等一系列软、硬件设备，自己配备相应的邮件管理人员，对公司的邮件系统进行管理。管理人员一般由公司的it管理人员兼任，以后每年还需对系统进行维护升级，并需要不断培训人员以跟进邮件技术的发展。
但是，随着邮件的作用在企业中日益重要，更由于邮件安全性问题日益突出，如垃圾邮件、病毒通过邮件传入等，企业发现，如果仅仅通过企业自身培养的技术人员，很难处理日益增多的邮件安全问题。比如，一封重要的邮件丢失将可能影响企业的收益;而垃圾邮件太多不仅影响企业内的办公效率，也让企业浪费大量的服务器资源。一些专业的互联网公司看到了这一问题，于是推出了专业的邮箱服务。外包邮箱提供商的出现，让一部分企业开始采取邮件外包服务。
“邮箱外包的好处是，企业只需要每年按照邮箱数量，付一定的服务费用，就能得到专业的邮件服务，并且，企业不需要专业的it服务人员，这对广大的中小企业来说减少了很多麻烦。
企业邮箱外包不仅仅是财力和人力上大幅度的节省，其安全性和稳定性也可以得到肯定，这对于日常工作的开展十分便利。自建邮局除非投入巨资购买设备、研发软件和培养一支完善的维护队伍，否则，其性能和外包邮局根本无法相比。
采用了邮箱外包后，在遇到技术问题无法解决时，企业邮箱提供商会及时提供帮助。而对于自建邮箱而言，无论如何完美的共享托管环境，都会遭受到一些意想不到的故障，比如网络连通性的故障、电力和空调的故障、同组机器受攻击产生的流量阻塞故障、本机器受ddos等类似攻击而产生的故障等，这些故障不是企业自身能够独立解决的，需要协调托管方，乃至于电信方解决。作为一个非专业的邮商企业，这种协调力量显然不够。选择企业邮箱外包，可以以较小的投入快速获得应有的服务，避免浪费大量的精力在系统维护上。