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会计必须私车公用,应该怎么纳税筹划?发票怎么处理?

2022/6/5 15:54:35发布61次查看
公车私用是被明令禁止的,尤其在春节等节假日期间,更是加强了监管,但是在企业在日常工作中,“私车公用”确非常常见。我们辛辛苦苦开着自己的车,烧着自己的油,去给公司办事,可能一天下来油费都比当天工资高,那么这些费用怎么办?企业怎么给员工补偿才算合理?本文一一展开:
一、使用汽车产生的费用,如取得了增值税专用发票,企业是否可以抵扣进项税?
根据《中华人民共和国增值税暂行条例》纳税人购进货物或者接受应税劳务(以下简称购进货物或者应税劳务)支付或者负担的增值税额,为进项税额。企业使用员工车辆,与员工签订了租赁合同,约定支付给员工车辆租金。在实际发生汽油费、过路费等支出时,取得了开给公司的增值税专用发票,相关的进项税额可以抵扣。
二、上述使用汽车发生的相关费用,能否在企业所得税前扣除?
企业所得税法第八条的规定:“企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出,包括成本、费用、税金、损失和其他支出,准予在计算应纳税所得额时扣除。”根据上述规定,私车公用发生的费用可以在企业所得税前列支。但是在实务中,需要满足以下条件:
1、企业应与员工签订正式的租车协议。协议中约定使用员工个人车辆发生的相关费用由企业承担。
2、相关的费用支出能够取得正规发票。
私车公用涉税风险应对措施
首先,公司应与“私车公用”的员工签订用车书面协议,约定的条款必须明确车辆的使用情况及其费用分摊方式。比如:个人必须将车辆交由企业保管并使用,个人不再随意使用,满足公司业务需要为主要目的,接受公司统一调度。同时公司应保存汽车行驶证、驾驶证、身份证和保险单据等复印件。
其次,企业必须建立严格的公务用车制度,对车辆的使用原因、时间、地点、使用人员等进行规范,履行内部申请和审批制度,做好车辆使用记录,否则也容易被视为不能分清个人消费还是企业费用,从而导致不允许税前扣除。
再次,出租车辆的自然人去税务机关代开汽车租赁发票(一般需要准备资料原件和复印件:机动车登记证、车主和经办人身份证、贴印花税的汽车租赁合同)。
最后,对于费用报销的范围,基于一般经营租赁物的消耗可以税前扣除的原则,允许扣除相关费用。但是必须区分该费用是否具备相关性,一般认为与车的使用相关的汽油费、过路过桥费和停车费可以扣除;与车本身相关的车辆购置税、折旧费以及保险费,因为租不租都会发生,作为不相关费用不得扣除。
因此,对于存在“私车公用”现象的企业,建议企业做好上述几点要求,保存内部车辆使用证据,以证明业务发生的真实性和合理性,减少税企双方争议。
私车公用,到底应该如何进行税收筹划,才能使其费用合理化呢?
1、企业按月或者按使用次数次计算车辆使用费用,给私车所有人发放车辆使用补贴,月末将补贴计入个人工资薪金。
假如私车所有人甲某月工资4000元,发放车辆补贴4000元,甲某合计取得收入8000元,那么甲应该缴纳个人所得税:
(8000-3500)*10%-105=345元。
但此时,公司入费用冲减公司利润的数字只是4000元补贴,税务机关会认为,车辆补贴费用已然包含汽车消耗的费用,因此,此种情况下,私车公用所取得的费用发票不允许列支公司费用。如果企业采取汽车消耗费用报销,报销人员取得的报销收入同样要记入个人工资薪金所得计算个人所得税
同时,因为报销人员取得的车辆补贴计入工资薪金所得,还将影响企业和职工应缴纳的职工劳动保险的金额,这也是必须考虑的一个重要因素 。
2、企业与车辆所有人签订车辆租赁协议,约定车辆租赁价格,并约定:车辆租赁期内所发生的车辆消耗的费用由企业承担。
私车所有人甲某,与企业签署车辆租赁协议,月租金4000元,双方到税务机关代开发票。月4000元的租金开代发票是享受增值税减免,因此甲某只需按照财产租赁所得计征个人所得税:
(4000-800)*20%=640元。
此时,因为车辆的使用权已经按照财产租赁合同转移给企业,因此车辆使用过程中的费用,可以开具企业名称的发票,正常入账抵扣费用。如果费用能够取得合格的增值税抵扣凭证(增值税专用发票、车辆过桥过路费等),企业可以堂而皇之的进行认证抵扣。
这种情况下,企业虽然多扣缴了个人所得税,但是其后期费用的报销和抵扣将轻而易举的抹掉个人所得税损失。同时,车辆所有人取得的该租赁收入,无需纳入工资总额计算企业和职工劳动保险。
需要注意的是,如果双方签订的是无租金租赁合同(免费使用),以上处理将会产生争议:
1、税务机关会认为无租金租赁协议不符合市场规律,会核定租金;
2、部分税务机关认为无租金租赁协议情况下,车辆所发生的费用依然应归属个人费用,不得计入公司费用支出。
因此建议企业与车辆所有人签署租车协议时,一定要约定租金,并按规定去税务机关开具租赁发票。
需要强调一点:无论租赁协议如何约定租赁期内车辆费用的承担问题,租赁车辆的保险费及车船税、车辆购置附加税、挂牌费用、车辆年审费等几类支出,不得计入公司费用。
3、车辆过户到公司名下
如果是企业股东车辆,其实最合适的是将车辆过户给企业。因为个人销售使用过的商品免征增值税,因此过户时只有车辆挂牌等费用。个人可持与企业之间的购车协议(购车价格可以双方约定)以及相关资料到税务局代开普通发票。
企业取得发票后计入固定资产,每月可以计提折旧,车船税、保险费、维修保养费、过桥过路费、油料费等所有费用单据均可合法入账,甚至抵扣增值税进项税额。最大的代价不过是把车牌号码改变而已。
企业最终处理该车辆时,因为入账时没有抵扣进项税额,因此可以按照处置价格依据3%的征收率减按2%计算缴纳增值税。
三种方法,在避税方面三种结果,企业可以根据实际,选择其中的一种,有一点需要说明的是,私车公用,只要手续、协议齐全,完全可以正大光明的给相关员工补助,这是国家所允许的,辛辛苦苦一年,不能亏待了出人、出车的员工。
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