（一）确认会议住宿的程序
通知与会者收到他们的住宿表格和确认他们的房间，有些主办单位并不通知与会者收到他们的住宿表格，而是由饭店直接寄发确认函。最好收到住宿资料时立即寄发收到通知，因为有些饭店比较晚才寄发确认函。
2与饭店或酒店确认预订
住宿安排是相当复杂并耗费时间的工作，需记录有关各类房间的存量，回答各种问题，解决各种住宿的特殊问题，以及将住房报告转给饭店，所有这些工作务必尽量快速与准确。在到达预订截止日期財，组织方要尽快与饭店沟通，将最后的订房数予以确认。这样既可保证会议的住宿需要，又可避免不必要的支出。同时,主办方要熟悉饭店、酒店的作业程序，例如如何处理截止日期以后的住房预订。
3会议娱乐活动
会议期间还应考虑与会者的文化娱乐、参观购物的需要。会议地点要尽量安排在娱乐设施齐全、购物方便的地方,应向与会者提供参观、购物的路线和安排一定的时间和车辆。
(二）住宿安排注意事项
1选择会议住宿地点的要求
在选择住宿的招待所、饭店、宾馆、会议中心之时,要充分考察其基本设施是否齐全，(