1、明确会议日程安排及各项议程之间的时间关系，按照合理安排会议议程，使各场次会议能顺利衔接，使整体的会议安排周密细致、程序规范，避免出现死角和盲区。方案一般应包括会议名称、时间地点、出席人员、会议任务、议程、工作组人员、会务秘书工作、组织人事工作、宣传报道工作、后勤服务工作、安全保卫工作分工安排等内容。在各个人员安排好了之后，务必要开两次以上的会议，来使每个人的部分都能无缝连接。会议策划
2、加强沟通，统筹协调，一方面，要加强对上的沟通请示工作。在组织筹备会议的过程中，必须加强与领导的沟通请示工作。另一方面，要加强横向的沟通工作。大型会议的顺利开展，是会务组织部门与组织人事、宣传报道、后勤服务、安全保卫等部门密切配合、相互协作的结果，因此在会议筹备期间，必须加强与上述部门的横向沟通衔接工作，合理调整工作进度，加强配合。
一场会议的成功进行完全不能靠一个人，而是靠的一个成熟的团队。