在信的开头：
人名前一定要加mr., mrs., dear等比较尊敬的称呼，信的结尾注意使用常用的客套话如：sincerely yours, faithfully yours或者yours sincerely,
yours faithfully。英文书信写作要遵循五个原则，即正确、清晰、简洁、礼貌和体贴。
核心主体：
主要用来提醒、告知对方，或就某个问题提出自己的意见或看法。包括书端、收文人的姓名、头衔、地址，称呼，事因，正文，结束语，和署名，备忘录上一定要说明什么时间，谁写的?写给谁?什么事?并且正文、结束语和署名等项与一般信件的格式相同。
函件的主题内容需要注意：
信函一般都是由写信时间、信内地址、称呼、信的主要内容和信尾几个主要部分组成。收信人地址要写在左上角，寄信人地址要写在右上角，寄信人地址也可以不写，姓名写在地址上面，地址排列顺序依次为门牌号、街区名、城市和国名。
特别注意英文书信日期应紧着写信人地址下一行，不能像写中文书信那样写在书信签名之后，这是很多国人的常见错误。
其中容易犯错的部分：（英文的日期，公司住宅地址）
写地址的次序与中文不同，应先写门牌号码街道，然后城市和国名。写地址时间采用齐头或缩进式，以及每行后要不要加标点符号，都没有固定的规定，如写给经常往来的亲友，这项地址也可以省略。