会议策划不是简单的ppt的堆砌，而必须是根据会议的目的借助yi定的科学方法和艺术，为决策、计划而构思、会议策划设计、制作策划方案以达到zui终的会议效果，好的会议策划，yi定是对具体的执行方案有深入的思考，具有可行性;yi定是在某些方面有突破，有新意、有创意才行。现代化的会议离不开各种辅助器材，在召开会议之前，就应该把各种辅助器材准备妥当。
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有些专业的展览baoxian公司可以提供yi揽子展览baoxian。如果展出者办有长年baoxian，可以不再专门为展览办理baoxian。只需要将展览baoxian纳入长年baoxian范围之内既可，baoxian公司可能不会增加baoxian金。如果是集体展出组织者投bao，如果有长业务关系，baoxian公司也可以提供优惠标准。集体展出组织者yi般不会承担baoxian费用，但是往往会统yi办理baoxian。集体办理baoxian可以省去参展者精力，费用均摊标准也会低yi些。baoxianzui重要的单证是受baoxian单。其他可能使用的单证有受损报告书。
但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认视听设备除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：设备本身的租赁费用，通常按天计算设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理演员及节目通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。
会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐baojian、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。
标配设施有射灯、椅子、资料桌、电源。展馆业主通常有下列设备可供租赁：展布支架、视听设备、多媒体设备、装饰用品、小型搬运工具等。如果是在其他公共场所举办展览(譬如市政广场或者体育场所等)，那么场地租赁的预算就很难预测了——通常面议，按日计算，价格与场地人liu集中度及展览时间(是否重要假日等)有关。