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宴会预订的主要工作流程如下:宴会洽谈→接受预订→填写宴会预订单→填写宴会安排日记本→签订宴会合同书→收取订金→跟踪查询→正式确定→发布宴会通知宴会部要了解有关宴会活动的各种信息,它为宴会活动的策划和设计提供正确、充足、必要的依据,这些信息包括:① 赴宴客人人数。② 宴会规格。③ 宾客风俗习惯。④ 宾客生活忌讳。⑤ 宾客特殊需要。⑥ 如果是外宾,还应了解国籍、宗教、信仰、禁忌和口味特点等。
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对于规格较高的宴会,还应掌握下列事项:① 宴会的目的和性质。② 宴会的正式名称。③ 宾客的年龄和性别。④ 有无席次表、坐位卡、席卡。⑤ 有无音乐或文艺表演。⑥ 有无司机费用等。⑦ 主办者的指示、要求、想法。
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宴会人员应在客人达到场时主动与其接洽,讨论该场宴会所需配合的事项及流程,领班还应将讨论要点在宴会前告知员工。一般而言,喜宴中宴会人员需和顾客确认的事项较多,程序也较繁杂。宴会现场接洽时的注意重点与确认事项如下。(1) 新郎、新娘(有婚纱),男、女傧相及童男、童女在饭店门外或大堂迎宾进场入席(2) 来宾到齐后,结婚典礼开始(一般中午12点、晚上6点),主持人由饭店安排(3) 男、女傧相引新郎、新娘进场,奏《结婚进行曲》(4) 介绍新郎、新娘背景资料及相识过程,播放背景音乐(5) 证婚人宣读结婚证书或讲话(6) 介绍人致词(7) 来宾或各级领导上台作简短的贺词(8) 新郎、新娘父母致谢词(9) 新郎、新娘谢父母─鞠躬(10) 新郎、新娘行结婚礼,相对立三鞠躬(11) 新郎、新娘谢来宾─鞠躬(12) 新郎、新娘交换信物(服务员托盘将结婚戒指送上台,新郎、新娘互相佩戴)(13) 新郎、新娘切蛋糕仪式,灯光暗,仅留舞台聚光灯(14) 新郎、新娘倒香槟酒(预先用香槟酒杯搭成香槟台)(15) 新郎、新娘喝交杯酒(16) 来宾共同祝福干杯(17) 男、女傧相引新郎、新娘入主桌用餐
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