一、建立基本档案信息。和任何管理软件一样，在使用软件前，首先需要将一些基础的档案信息录入，比如商品信息、客户信息、供应商信息、内部职员信息、甚至包括一些会计科目信息等，这一步骤免不了，所以在初步使用五金王软件时，需要耐心和用心将基础档案信息录入。
二、开账。如果是新的账套，建立好了基础信息后，可以进一步录入相关的期初值，比如 期初库存、期初应收应付等。注意：开账后，将无法修改期初数值了。
三、正常业务流程。开账后，可以录入正常的采购单、销售单等业务流程，最简单的应用，那就是通过采购单，将商品采购入库，库存自动增加。然后通过销售单，将商品销售出去，库存自动减少，同时软件也在自动统计商品的库存余量、销售数量、毛利等数据。
四、财务流程。一般企业，在应用水平和管理水品不是很高的时候，操作到第三步即可满足公司的基本需求；而对一些管理比较严格、还需进行欠款管理、费用管理等相关财务处理。管家婆软件本身具备这些功能，可以通过收款单、付款单进行应收应付款管理、通过费用单进行平时的费用发生业务记录和统计。最后软件会自动得出相关的财务报表。
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