首先就是年会活动策划方案在制作之前应该有明确的年会活动负责人确定年会活动的主题，精心策划并且安排，然后进行适当的宣传；
其次呢，年会活动的策划人员应该提前拟定出席年会活动仪式的宾客的名单，一般包括政府的要员、企业负责人代表、同行代表、员工代表、公众代表、知名人士、社团；紧接着就应该提前拟定年会活动的相关流程，一般为：签到、宣布年会活动的开始，宣布来宾名单、致贺词、致答词、剪彩等；然后通常就该确定致贺词、答词的人名单，并拟好贺词、答词，贺词、答词都是应言简意赅，当然最重要是要确定关键的仪式人员，如年会上的剪彩、揭牌、托牌等；除组织年会活动的单位领导外，还应是邀请德高望重的知名人士；最后就是在年会活动结束后，可组织来宾参观相关与年会活动有关的设施、陈列等，增加宣传年会活动与企业形象的机会，当然也可以通过座谈、留言形式，广泛征求意见，并综合整理、总结年会活动策划方案的相关经验。
因为年会活动策划市场不断的演变，年会活动策划方案的执行所产生的影响力是非常大的，可以在无形中宣传年会活动主办方的形象和理念，并比广告更加可以低成本的更加有效的在人们心中留下美好的印象。
一个好的活动策划可以进行二次传播。所谓“二次传播”，就是一个活动发布出来之后，别的媒体纷纷转载，活动策划的影响被延时了。但是，我们绝（jue）对看不到这样的情况：一个广告因为设计得好，被别的媒体转载了：活动策划在具备诸多优势的同时，同时也具备一些不足。一方面，活动策划往往不能脱离广告宣传独立展开。另一方面，活动策划操作不当容易引起受众排斥。
活动策划案是相对于市场策划案而言的，严格地说它是从属与市场策划案的，他们是互相联系，相辅相成的。它们都从属与企业的整体市场营销思想和模式，只有在此前提下做出的市场策划案和活动策划案才是具有整体性和延续性的广告行为，也只有这样，才能够使受众群体一个同意的品牌文化内涵，而活动策划案也只有遵从整体市场策划案的思路，才能够使企业保持稳定的市场销售额。 那么，要怎么样才能写出一份理想的活动策划方案呢？大型活动策划公司觉得需要注意以下把活动作为一个项目确定下来，并进行调查和分析研究。
这个活动要不要做？为什么做？一定要很清晰明确。大型活动策划调查有其特殊性，例如调查的内容：国家关于大型活动方面的政策和法规、公众关注的热点、历史.上同类个案的资讯、场地状况和时间的选择性，都是调查的内容。对其进行swot分析，对可行性进行研究，也是一个十分重要的工作步骤。研究范围包括大型活动的社会适应性，包括社会环境和目标公众的适应性、财力适应性、效益的可行性。
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