1、配合布置活动现场
虽然在活动布置中，舞台、背景、led、灯光音响等这种工程类的工作有专门的人在负责，但是，有些场景布置、礼品摆放这些比较细的工作是需要有人去做的，甚至有些活动场地方所能提供的时间并不宽裕，这时就需要兼职人员去协助搭建的收尾工作了。
2、维持活动现场的秩序
有些出席活动的嘉宾会比较多，或者有些重要的活动需要限制人（ren）流的话，安排兼职人员在出入口进行一个检查指引，会让活动秩序好很多。另外，有些在户外的活动比如美食节活动这样的，往往会有人乱丢垃圾，这时安排一两个专门负责现场卫生的兼职人员，就可以保持活动现场的整洁了。
会议场所的选择
亲临现场实地考察：考察场地非常重要，要做好充分的准备，要约见会议方及场地方都能做决策的人。这样有利以后解决可能出现的交易问题；要对会议中的重要流程和环节心中有数，在考察场地的时候，能问到的问题越多，今后出现风险的机率就越低。
会议整体规划：确定了场地，策划的工作就进入了快车道，通过以下步骤，整个会议策划方案就会很快出炉了：整体策划框架草拟，按照之前的工作和现有的所有信息，先把整个会议的流程和方案想象出来，越具体越好招开策划动脑会，这个会议上，你需要把专业的会议策划人士找来，也要把主要的决策人员找来，在你的草拟方案基础上，展开讨论和动脑落稿-再讨论-修正-再讨论，一般，从*一稿的策划书到最后落实的方案，如果策划人员经验到位的话，最多3次往返讨论，就可以把方案细化到执行层面，是否到了细化到了执行面，关键要看是否已经拟出了“工作时间进程表”“任务分工表”“物品清单”“成本分析表”这几张最重要的执行文件。
会议室常见的摆台方式
1、剧院式：如图所见剧院式的摆放十分的简单，不要求有过多的设计，基本上采取的是一个萝卜一个坑的形式，最大限度的利用会议室的空间以容纳更多的人数，但同时也剥夺了与会者用来放资料的空间，常见于新闻发布会、论坛、 辩论会、启动仪式等等。
2、课桌式：会议室内将桌椅按排端正摆放或成“v”型摆放，按教室式布置会议室，每个座位的空间将根据桌子的大小而有所不同。相比于剧院式的摆放，课桌式更具有灵活性，不仅能提供摆放资料的空间，还可以最大限度容纳人数，适用于论坛、新闻发布会、研讨会、培训等等，这种形式便于听众作记录。
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